La capacitat per gestionar la informació per mitjans
informàtics que tenen les administracions públiques depèn, cada cop més, de l’impuls per integrar nous perfils professionals
polivalents que permetin assolir nivells de satisfacció mutu en la relació de
les administracions amb els seus administrats.
Avui, ningú no posa en dubte que la informació “electrònica”
ha de ser tractada per personal especialitzat que reculli, de forma
transversal, les necessitats intrínseques de la professió, però també les
necessitats de satisfer les demandes de la societat al voltant de les seves
relacions amb les administracions públiques.
El procés documental s’inicia, per l’arxiver – gestor de
documents, des del moment en què es produeix o es rep un document, i s’acaba
amb la seva posterior avaluació, però en realitat, aquest “procés” s’inicia un
pas abans: en el moment de definir les polítiques documentals.
Aquest fet és important, no només per les conseqüències
positives d’una planificació prèvia, sinó perquè també garanteix la seva
seguretat i accés com instrument essencial dels processos de la gestió
documental (ISO 15489).
La primera de les qüestions a plantejar és la de garantir
la integritat del document d’arxiu per poder fixar el seu valor evidencial. Com
que aquests documents depenen d’un entorn tecnològic, cal traslladar-los a un
entorn controlat per garantir la seva preservació. L’oferta sobre productes al voltant de l’arxiu
digital són múltiples, i cal fer-ne l’elecció adequada.
Si les administracions han començat a integrar sistemes
de classificació, avaluació, seguretat i accés és perquè per poder garantir la
integritat, fiabilitat i autenticitat dels documents electrònic, i sempre de la
mà de l’arxivística, han entès que la captura i l’enregistrament no
constitueixen, per si soles, cap garantia de fiabilitat.
La modernització de les administracions públiques i la
necessitat de complir la legislació en matèria de transparència, accés i
legalitat en el marc de les noves tecnologies, obliga a que aquestes facin un
esforç per adaptar-se al canvis de la societat de la informació i de la
comunicació. No és un mer canvi de paradigma, sinó una veritable reorganització
de les estructures administratives que afecten als disseny dels processos de
gestió documental.
Amb un sistema de gestió documental adequat, la
ciutadania i les administracions s’acosten mútuament, en l’objectiu d’aconseguir
una millor i més eficaç gestió i transparència amb la supervisió i implicació personal dels
professionals arxivers – gestors de documents, que són els qui poden orientar
en aquesta apassionant vertebració d’equilibris entre la realitat, la
possibilitat i la necessitat.
