Mercenaris!

Atès que el mot “mercenari” té connotacions negatives,  faré una nova definició del terme en relació als professionals dels arxius que presten els seus serveis com a autònoms :  Un mercenari -arxiver és una persona, home o dona,  que lluita per mantenir la seva vàlua professional i la professió que realment estima, que no és una altra que fer d’arxiver-gestor documental. Treballa, això sí, per un salari, normalment quasi irrisori, a diferència dels companys assalariats (que amb més o menys fortuna que ells, com a mínim tenen uns ingressos garantits durant un temps concret), la única vinculació que manté amb l’organització que el contracta és la seva reputació com a professional, i és per aquesta i per la seva estimada professió per  les quals  lluita. A l’igual que a la guerra, els mercenaris-arxivers  no formen part de l’organització que els contracta, sinó que la seva presència està justificada per a dur  a terme una determinada tasca per un temps limitat.

El mercenari-arxiver ha d’avançar de la seva escassa guardiola els diners que li demana l’Estat per satisfer  l’impost de valor afegit (IVA), esperant  que aquell qui paga, ho faci el més aviat possible, a poder ser en menys de 30 dies (cosa poc probable, per cert).  I després ha  de procurar trobar una altra guerra on prestar els seus serveis com a mercenari dels arxius, amb l’esperança, o no, de que potser algun dia trobarà un lloc on descansar, deixar la motxilla carregada de les pedres de persona assalariada per compte propi, i passar a ser una persona professional d’àmplia experiència treballant com a un assalariat de debò  en un arxiu.

Al mercenari-arxiver no li sol agradar la precarietat del món on viu, ni valora, tant com pot semblar, la seva presumpta llibertat. Ho deixaria tot, menys la seva professió, per un lloc estable on pogués desenvolupar els seus coneixements i ser feliç, com un servidor al servei de la ciutadania.

El mercenari-arxiver és company i amic dels seus companys, mercenaris o no, i presta els seus serveis amb diligència, efectivitat  i compromís.

Per aquesta raó no anomeneu mai a un arxiver autònom com a mercenari, perquè exerceixen la seva professió allà on poden i com petits quixots se les tenen amb molins, sovint invisibles, que tots vosaltres ja coneixeu.

Cap arxiu sense arxiver, cap arxiver sense arxiu. Feliç 2017!

Preservació digital

Els reptes que comporta la preservació digital són del tot coneguts per la comunitat arxivística. És un repte global evident, que trenca amb les dimensions conceptuals de l’arxivística moderna més  “clàssica”. És un repte a llarg termini, pel què representa, però també ho és per les fases inicials del cicle de vida dels documents, i sobretot un canvi estratègic a nivell tècnic i també social.

Als reptes els hi hem d’afegir les noves legislacions (i no tant noves, si es permet l’expressió!), que fan d’aquesta realitat, i d’aquest debat tècnic, una obligació per a qualsevol organització que es mereixi dir-se així, perquè, com sabem, és necessari conservar els documents de manera que els seus continguts siguin llegibles, estiguin disponibles i, com no, accessibles.

La cosa es complica quan, a més a més, hem de conservar els seu valor evidencial, garantint la seva integritat i autenticitat, quan als seus continguts. I a aquesta necessitat de conservar li hem d’afegir la garantia de la seva evidència, i fer-ho, tot plegat, sostenible en el temps. Quasi res!.

Així que, per començar, se’ns presenten tres qüestions importants: la primera, la independència del suport, que té a veure amb la separació del seu contingut, la seva estructura i el context de creació, i amb la necessitat de fer-ho intel·ligible; la segona, la virtualitat i la tercera, ben coneguda, obsolència tecnològica.

Així doncs, la primera pregunta que ens fem quan abordem el tema: és quina documentació cal preservar digitalment?, quan ho hem de començar a fer? I qui s’ha d’implicar en tot aquest procés?.

Per respondre a les tres preguntes, caldrà tenir un calendari de disposició de documents; definir la política de selecció de formats i la relació de metadades per gestionar-ho, i establir la forma i propietats que cal preservar.

És ben clar que la preservació s’ha d’abordar abans de la creació del document, perquè cada fase del cicle de vida implicarà una estratègia determinada i diferent, d’aquesta manera, la preservació digital s’ha d’entendre com a una funció més del Sistema de Gestió Documental (captura, classificació, retenció, disposició, accés i seguretat), i crec que aquí tenim un dels primer camps de batalla a resoldre: la creació del SGD.

Ara bé, la part més complicada, al meu parer, és la d’implicar, amb les seves conseqüències, als arxivers i arxiveres, als tecnòlegs, gestors i juristes en tot el procés. Tenint en compte que li hem de sumar els recursos necessaris (humans, tecnològics i econòmics), la seva sostenibilitat en el temps i una política clara de qui ha de prestar aquest servei (servei propi, extern o mancomunat).

Per resumir-ho una mica. Quan parlem de preservació digital, parlem d’integritat, equivalència, economia, cooperació i actualització. No em referiré al pla de preservació digital (molt important i necessari), ni als seus objectius, però per acabar, voldria fer esment al debat sobre el model necessari d’implantació del pla de preservació, el qual, crec, que s’ha de centrar en la gestió de repositoris segurs, com, per exemple el model OAIS (Open Archival Information System). Sóc de la opinió que una de les mancances actuals mes importants és la de poder garantir que els documents electrònics siguin localitzables i disponibles en el futur, que es puguin interpretar d’aquí a cent anys o més, que siguin, com no, recuperables i que, a més a més, estiguin protegits sobre la pèrdua de drets associats. Aquesta preocupació necessita de la implicació transversal de moltes disciplines i professionals, de manera que s’esvaeixin aquestes pors actuals a allò desconegut, com ara la garantia de preservació en un temps remot de la informació que custodiem.

Arxius de L'Havana (Cuba)

La setmana passada, gràcies a Arxivers sense Fronteres i a Barcelona Solidària de l’Ajuntament de Barcelona, he tingut la oportunitat de viatjar fins a la ciutat de La Havana i passar una setmana intensa, i molt fructífera, visitant diferents centres d’arxiu de la ciutat.

Com a cooperant he pogut visitar tres centres d’arxiu ben diferents, per les seves característiques, condicions i fons que custodien.

El primer, situat en un formidable palau (Palau d’Aldama), en ple procés de restauració arquitectònic, es troba dins el Instituto de Historia de Cuba. Té un fons molt important, jo diria que un dels primers fons d’arxiu de Cuba, per no dir el primer, pel seu volum i importància. D’aquests fons i col·leccions en destacaria les bones condicions mediambientals dels seus dipòsits i la cura que tenen d’ells els seus responsables. És un conjunt de fons d’indiscutible valor històric, que recull també fotografies i col·leccions sonores i en paper úniques.

El segon, pel seu volum i complexitat, es troba en una institució molt important que s’anomena La Oficina del Historiador. Compta amb varis fons, dispersos en diferents edificis i dipòsits,  relacionats amb el patrimoni documental, artístic i arquitectònic de la ciutat de La Havana, però també de la resta de Cuba. Conflueixen fons de més complexitat, des del punt de vista arxivístic, i molt interessants: en paper, fototeca, gravats, plànols i diverses col·leccions.

Remarcaria que, en aquest cas, les condicions de preservació, a diferència del què passa a l’Instituto de Historia de Cuba, no són, ni de lluny, les més adequades, tot i que no hi ha oscil·lacions de temperatura i humitat als seus dipòsits, aquests conviuen amb espais destinats a tasques tècniques i d’oficina. En general són instal·lacions molt ben equipades, amb compactes, armaris plans per a plànols, etc., però on cal, curiosament, un tractament adequat des del punt de vista de la gestió arxivística i tractament dels seus fons.

El tercer centre d’arxiu que vaig visitar és un dels més singulars. Es tracta d’una universitat dedicada a la conservació, restauració i museologia de la Facultat d’Arts Visuals de l’ISA. Aquest centre es dedica a l’estudi i conservació del patrimoni material de Cuba i les seves necessitats arxivístiques són molt extenses.

Compta amb diversos dipòsits d’arxiu, el més extens de més de 100 m/l que no rep cap mena de tractament arxivístic ni sistema de preservació. Té, a més a més, un important fons en paper de partitures i un arxiu administratiu procedent de la gestió de la pròpia Universitat. En conjunt, es poden trobar gravats, partitures, tesis doctorals dels principals erudits de Cuba, un fons audiovisual, els plans d’estudi de les diferents facultats, dibuixos, etc.

Majoritàriament no tenen un mínim tractament arxivístic, tot i que s’han dedicat a digitalitzar bona part de la seva documentació en paper. Una bona capsa de sorpreses per a un arxiver-gestor documental.

En resum, aquesta és la síntesi de la meva setmana a L'Havana, intensa, emocionant, perfecta.

Quan comencem a tancar temes, des d’Arxivers sense Fronteres, us anirem informant més oficialment des de la nostra plana web: http://www.arxivers.org/home/ca-ES

Estimats Tió, Pare Noël, Reis Mags d’Orient i diputats al parlament espanyol i català

Aquest any m’he portat com sempre, ni especialment bé, ni especialment malament, crec que he fet els deures quan calia i he intentat fer-los el millor possible. He fet tasques de cooperació amb l’Associació d’Arxivers de Catalunya (AsF) i he intentat posar el meu granet de sorra en aquest món apassionant dels arxius i la gestió documental. També m’he equivocat en alguna ocasió i resto amb un llarg etcètera per a fer durant l’any que ve. 

Per tot això, i essent conscient de la terrible realitat que viu la nostra societat, malgrat això, i aprofitant que el proper diumenge es celebren les darreres eleccions d’aquest any i que el Tió, el Pare Noel i els Reis Mags d’Orient han de passar per la majoria de les contrades del nostre país un dia d’aquests, he volgut escriure aquesta carta per si de cas, i  sobretot abans de la més que possible retallada que ens espera després del 20D, teniu temps i paciència per llegir aquesta carta.

Primer de tot us vull demanar que us prengueu molt seriosament la tasca que es fa des del col·lectiu  professional  d’arxivers i gestors documentals; ja sabeu que sense arxius i sense arxivers poca cosa pot avançar una societat moderna. Per aquesta raó us volia demanar més dotació de personal als nostres arxius i la creació d’alguns de nous. En  aquest sentit unes bones Oposicions estarien molt bé.

En segon lloc us volia demanar que ens deixeu participar de ple dret en el desenvolupament i  execució de la llei de transparència (catalana i espanyola, per suposat).

També em faria molt il·lusió que la Generalitat de Catalunya fomentés una direcció general d’arxius, que no depengués de Cultura i que no inclogués a les biblioteques. I en el cas de l’Estat, que es fes quelcom semblant.

Posats a demanar, voldria que es repassés l’estat d’algunes instal·lacions d’arxiu i en especial  aquelles que han tingut més mancances durant aquests darrers anys.

En la mateixa línia, m’agradaria molt un impuls, per part de les administracions i les empreses privades, en la creació de nous arxius.

Estaria molt bé, per acabar, que es reconegués la feina dels arxivers i arxiveres,  i que en tot allò que afecta a la creació i gestió de la documentació de les empreses i institucions públiques i privades, ens tinguessin en compte  per planificar i evitar disfuncions que entorpeixen la bona gestió documental.

Esperant aconseguir algunes de les coses què us he demanat, us saluda atentament, un servidor.

Què té una biblioteca que no tingui un arxiu? Simplement, són diferents.

La biblioteca té llibres, però l’arxiu també.

La biblioteca té fons documentals, l’arxiu, és evident, també.

La biblioteca té sala de consulta, igual que l’arxiu.

La biblioteca té un dipòsit, com també el té l’arxiu.

La biblioteca gestiona col·leccions, l’arxiu fons documentals i col·leccions fictícies.

De biblioteques hi ha un munt (quasi bé, una per barri i municipi), d’arxius un, en els municipis de més de deu mil habitants, i un quants més depenent de la seva tipologia.

De biblioteques n’hi ha de privades, municipals, d’institucions diverses, i d’arxius: de l’administració (central, perifèrica, local, autonòmica, judicial, etc.); nacionals, generals, regionals, de districte, comarcals, municipals, etc.; públics i privats; de gestió i/o administratius.

Les biblioteques tenen llibres, material audiovisual, diaris, revistes i tot un seguit de publicació de gran actualitat i permeten un ús indiscriminat de les seves instal·lacions i col·leccions (amb certes limitacions), i l’arxiu no.

La biblioteca és un espai obert al públic i de lliure entrada, l’arxiu també.

La biblioteca és un espai lúdic que serveix un espai obert destinat a serveis culturals i d’entreteniment, destinat a un públic divers i molt heterogeni; un arxiu, en canvi, està especialitzat en la preservació i difusió de la memòria de les institucions, empreses i persones d’una comunitat, és un espai obert a qui estigui interessat en els seus fons.

Els arxius estan lligats, per la seva naturalesa, a una institució pública o privada, i les biblioteques no tenen cap dependència institucional més enllà del servei que presten.

Un arxiu neix, o s’origina, de forma natural a l’activitat d’una institució, empresa o persona jurídica, i una biblioteca és una decisió política adreçada a complir un servei a la ciutadania, però que neix o no, en el moment en que la institució, empresa o persona jurídica adquireix una certa maduresa, però no és indispensable pel seu funcionament, més enllà del seu ús social i cultural.

La biblioteca s’origina per l’acumulació de llibres, vídeos i tot tipus de formats i suports d’informació, però no assumeix la custòdia, com els arxius, de les activitats d’una institució, i per tant, el cost de la seva gestió ha d’adequar-se a la dimensió de les seves responsabilitats; en canvi, la biblioteca és un producte cultural que s’acosta els seus productes al públic en general.

Els arxius organitzen, descriuen, custodien i difonen els seus fons documentals i els fan accessibles a qui s’interessi per ells. Les organitzen temàticament les seves col·leccions i les presten.

A les biblioteques treballen bibliotecaris i diferent personal de suport, als arxius: arxivers i altre personal qualificat.

L’arxiu evidencia, proba i testimonia, la biblioteca recopila dades i col·lecciona. Els criteris i els principis de l’arxivística i de la biblioteconomia són diferents. L’arxivística defensa la integritat dels seus fons, la biblioteconomia no; l’arxivística defensa el principi de provinença, a la biblioteconomia no li afecta especialment; l’arxiu té cura del respecte a l’estructura arxivística, la biblioteca no; l’arxiu defensa el principi de respecte de l’estructura interna del fons, a la biblioteca no li cal  (amb excepcions); l’arxivística segueix el principi de respecte de l’ordre originari, una biblioteca no; els arxius defensen també el principi de territorialitat, en el cas de les biblioteques és més que dubtós; els arxius també tenen com a principi la unitat del seu fons, les biblioteques no i la unitat dels expedients, que a les biblioteques no li cal.

Un arxiu no és cap museu, ni un zoològic, ni un parc temàtic (no vull que s’interpreti que sí que ho són biblioteques!!). Una biblioteca i un arxiu tenen funcions, interessos i necessitats diferents, ni millors ni pitjor, simplement això.

L’arxiu és quelcom diferent a la biblioteca pel seu ús, els seus objectius, els serveis què ofereix, les seves responsabilitats, el tractament que fa dels i als seus fons (d’allò què custodia), pel perfil professional dels seus tècnics i les tècniques que fan servir, per l’aportació que fa a la societat en general i un llarg etcètera.

Dit això, i ara que estem a punt de començar una nova campanya electoral, cal preguntar-se doncs, què necessiten els arxius:

Necessiten, amb els seus professionals, una política clara i inequívoca sobre la seva utilitat pública. Una ubicació diferenciada de l’àmbit de la cultura (tot i tenint alguns punts de coincidència); una campanya de sensibilització sobre la seva importància que evidenciï la seva vàlua i potencionalitats en el bon govern d’un país i de les seves institucions (públiques i privades), i en el món de empresarial.

Li cal una major dotació de recursos tècnics i humans per adequar-se a les necessitats actuals.

I per últim, un merescut reconeixement públic de les més altes institucions, de les tasca silenciosa que desenvolupen els arxius i els seus professionals.

Arxiu, museu o biblioteca? El concepte de cultura i la seva relació amb els arxius.

Sóc plenament conscient de que aquest no és un debat nou, però m’ha semblat oportú posar-lo de nou a parar la fresca,  donades algunes de les dinàmiques de les polítiques públiques vers els arxius i la gestió documental.

Simplificant molt, un arxiu (a part del seu edifici) està format pel conjunt de documents creats o rebuts per una persona física, jurídica o institució pública o privada, en l’exercici de la seva activitat. Així, la institució o servei d’arxius, és la responsable del tractament, conservació i difusió dels seus fons documentals (independentment del seu format), durant tota la vida dels documents d’arxiu. És evident que, sense arxiu administratiu no pot haver un arxiu històric. Tot arxiu té, com és evident, un dipòsit d’arxiu on es conserva la documentació (en format físic , electrònic i/o híbrid).

En aquests centres d’arxiu treballen professionals que es dediquen a gestionar la informació des d’abans de la seva creació fins que passa a tenir un valor secundari (històric, com se sap).

Un document d’arxiu és únic i original (un document aïllat del seu context conté informació incompleta). L’arxivística, com sabem, té per objecte l’estudi, tractament, conservació i difusió d’informació per garantir el seu accés, i com diu el Manual d’arxivística de l’Associació d’Arxivers – Gestors de documents de Catalunya, en una de les frases més boniques del manual: “estudia els principis i els procediments metodològics i tècnics emprats en la gestió, la conservació, l’organització i la comunicació dels documents d’arxiu, des del moment en què són generats, amb l’objectiu de preservar el testimoni dels drets,  els interessos i la memòria de les persones jurídiques i físiques i racionalitzar els recursos d'informació en els organismes”.

Un museu, en canvi, és un centre que reuneix col·leccions fictícies sobre diverses temàtiques, els quals documenta, conserva,  estudia i difon. Col·leccions  que  no tenen res a veure amb l’activitat pròpia d’una institució o persona, més enllà de la simple recopilació capriciosa, la qual no té en compte cap dels principis rectors de l’arxivística moderna (principi d’integritat de fons, de provinença, d’ordre originari, de respecte a l’estructura interna i arxivística del fons, de territorialitat dels arxius, d’unitat de fons i d’unitat d’expedient). Un museu és un centre de gestió cultural temàtic que té poc o res a veure amb els arxius.

Les biblioteques són, en realitat, malgrat la seva modernització i diversificació actuals, un lloc on hi ha llibres, revistes, ebooks,  per ser llegits i/o consultats i també material audiovisual que no tenen cap relació amb el seu organisme productor, i que per tant,  es dediquen a la conservació de còpies de diferent valor cultural i/o històric i el seu gaudi per la ciutadania en general.

Custodia, doncs, col·leccions organitzades amb l’objectiu d’oferir-los en consulta o préstec.

Ja sé que hi ha moltes biblioteques amb fons documentals (malament!) i arxius amb biblioteques (faltaria més!), com també sé que hi ha centres d’arxiu que es diuen biblioteca i arxiu, o museu i arxiu i fórmules similars..

Durant anys, dècades i, perquè no, segles, s’ha volgut confondre, intencionadament o no, un servei d’arxiu amb una biblioteca, i aquests, fins i tot, emmarcar-los molt a prop dels museus pels seus “tresors” més antics. D’aquesta manera, lluny d’ajudar,  s’ha barrejat sota el mateix paraigües de la cultura, a museus, biblioteques i arxius

La cultura és un concepte global i complex que engloba el conjunt de tradicions d’un poble (literatura, creacions artístiques, avenços científics, arqueologia, etc.) i la seva forma de vida (espiritual i material), però no hauria incloure els arxius.

Quant més global és un concepte, més gran és el sac on dipositar-hi coses. Aquest és el principal problema, i la mare de tots els mals que té avui l’arxivística moderna, al meu entendre.

Aquesta concepció tant àmplia del terme “cultura” ha permès la confusió sibil·lina de que tot allò que fa l’ésser humà, o quasi tot, es pot considerar cultura (l’art, la literatura, les lleis, les obres públiques, els invents i la tecnologia, la música, la tradició oral, els objectes singulars (armes, estris quotidians, etc.), i un llarguíssim etcètera, que no fa més que complicar les coses.

No es tracta de buscar definicions sobre els tipus de cultura (alta cultura, cultura mediàtica, cultura popular, ...), sinó d’explicar perquè un arxiu no es pot considerar dins de l’aixopluc del terme “cultura”. Un arxiu no custodia ni estris, ni eines, ni tècniques, ni atuells.

Per aquestes raons, cal reflexionar sobre el tema, perquè,  es pot considerar  l’activitat política del president de la Generalitat com a cultura?, sembla evident que no. Ho és també el llibre del padró municipal?, sembla també que no, o per exemple,  l’estatut i documents fundacionals (essencials) d’una empresa?. Jo diria que no. I així amb tants exemples com se’ns acudeixin.

Per què, doncs, els arxius s’integren dins del món de la cultura?. Al meu parer només té una explicació: per la concepció historicista i museística dels arxius (sense fer cap lleig als museus!). Mentre que el món dels arxius es considerin en competència “espiritual” amb les biblioteques i els museus, sempre tindrem les de perdre, per una qüestió òbvia: el nombre de clients, allò què, en la política del curt termini, s’entén com objectivable. 

Reptes de la gestió del document electrònic en les administracions públiques.-

La capacitat per gestionar la informació per mitjans informàtics que tenen les administracions públiques  depèn, cada cop  més, de l’impuls per integrar nous perfils professionals polivalents que permetin assolir nivells de satisfacció mutu en la relació de les administracions amb els seus administrats.

Avui, ningú no posa en dubte que la informació “electrònica” ha de ser tractada per personal especialitzat que reculli, de forma transversal, les necessitats intrínseques de la professió, però també les necessitats de satisfer les demandes de la societat al voltant de les seves relacions amb les administracions públiques.

El procés documental s’inicia, per l’arxiver – gestor de documents, des del moment en què es produeix o es rep un document, i s’acaba amb la seva posterior avaluació, però en realitat, aquest “procés” s’inicia un pas abans: en el moment de definir les polítiques documentals.

Aquest fet és important, no només per les conseqüències positives d’una planificació prèvia, sinó perquè també garanteix la seva seguretat i accés com instrument essencial dels processos de la gestió documental (ISO 15489).

La primera de les qüestions a plantejar és la de garantir la integritat del document d’arxiu per poder fixar el seu valor evidencial. Com que aquests documents depenen d’un entorn tecnològic, cal traslladar-los a un entorn controlat per garantir la seva preservació.  L’oferta sobre productes al voltant de l’arxiu digital són múltiples, i cal fer-ne l’elecció adequada.

Si les administracions han començat a integrar sistemes de classificació, avaluació, seguretat i accés és perquè per poder garantir la integritat, fiabilitat i autenticitat dels documents electrònic, i sempre de la mà de l’arxivística, han entès que la captura i l’enregistrament no constitueixen, per si soles, cap garantia de fiabilitat.

La modernització de les administracions públiques i la necessitat de complir la legislació en matèria de transparència, accés i legalitat en el marc de les noves tecnologies, obliga a que aquestes facin un esforç per adaptar-se al canvis de la societat de la informació i de la comunicació. No és un mer canvi de paradigma, sinó una veritable reorganització de les estructures administratives que afecten als disseny dels processos de gestió documental.

Amb un sistema de gestió documental adequat, la ciutadania i les administracions s’acosten mútuament, en l’objectiu d’aconseguir una millor i més eficaç gestió i transparència  amb la supervisió i implicació personal dels professionals arxivers – gestors de documents, que són els qui poden orientar en aquesta apassionant vertebració d’equilibris entre la realitat, la possibilitat i la necessitat.