Una de les primeres conclusions que
vaig extreure en acabar un treball acadèmic per la ESAGED, i que en aquell
moment no vaig saber explicar prou bé, va ser combinar amb realisme i
reciprocitat el marc teòric d’un sistema de gestió documental (SGD) amb la crua realitat que impera en l’organisme on
el vols implantar. Una de les primeres reflexions que vaig tenir present va ser
que mai es podria aplicar un SGD en “estat pur”.
Qualsevol SGD, des de l’òptica de
l’arxivística actual i de les necessitats reals de l’organització on el vulguis
introduitr, ha de passar, obligatòriament, per assumir el concepte de gestió
integral de la documentació. Aquesta idea, que només té els límits que
nosaltres mateixos els vulguem posar, s’ha d’entendre en l’univers del conjunt
d’instruments, procediments i normes necessaris per garantir, de manera eficaç
i rendible, la producció, la selecció, la conservació, l’ús i explotació dels
documents al llarg del seu cicle de vida. Això que sona tan bé i apassionant és
l’inici de tots els mals de cap d’un
arxiver-gestor documental quan s’arremanga i es posa a treballar.
Es diu en algun lloc del “Manual d’Arxivística”
(disculpeu que faci una cita tan col·loquial), i crec que és cert, que el model
català de gestió documental ha aconseguit integrar el model europeu amb la
tradició canadenca, avaluant i seleccionant els documents essencials i reduint
el volum en benefici de la seva qualitat des del moment de la seva creació fins
a la disposició.
Segons la Llei 10/2001, d’arxiu i
documents: “el SGD es defineix com el
conjunt d’operacions i de tècniques integrades en la gestió administrativa, en
la anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents que es
destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o
transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar i
unificar el tractament i aconseguir una gestió eficaç i rendible” i l’ISO
15489:2001 parla de la gestió documental “com el sistema d’informació que
captura, gestiona i ofereix accés als documents en el decurs del temps”.
És a dir, un conjunt d’accions que
apliquem als documents per tal que aquests esdevinguin i es mantinguin
autèntics, íntegres, fiables i utilitzables al llarg del seu cicle de vida. Per
això, un SGD esdevé un conjunt d’accions (com: rebre, crear, guardar,
conservar, recuperar, utilitzar, eliminar i dipositar) integrades en l’univers
particular d’una organització, per això
és perillós utilitzar el SGD com a palanca per canviar més coses de les
que són possibles, per no desvirtuar, precisament, a la pròpia organització.
Sabem que un SGD ha de donar solucions
a les necessitats de les organitzacions en l’exercici de les seves competències
i en el marc de la voluntat de millorar constantment els seus serveis i
recursos. D’aquesta manera es contribueix a la transparència administrativa i a
la democratització de la informació, però també es garanteix la preservació i
conservació del fons que s’està creant o ja està creat. Aquest és, potser, un
dels objectius que no hem d’explicar, sinó que ha d’aparèixer de manera natural
al procés d’implantació d’un SGD, és a dir, una conseqüència del mateix SGD. La
dimensió i la seva profunditat dependrà del propòsit de les polítiques d’implantació
del SGD. Els professionals de l’arxivística no han d’explicar-ho tot de manera
innocent ni amb ingenuïtat. S’ha de ser conscient de les capacitats i
possibilitats de canvi i influència en el si de les organitzacions, això sí, sense jugar a ser aprenents de Maquiavel,
que per això tenim els nostre codi deontològic.
