Un
dels aprenentatges més interessants del Màster d’Arxivística i Gestió
Documental de l’ESAGED té a veure amb tractament dels circuits administratius
de les oficines públiques o privades. Quan
parlem de reenginyeria de processos ens referim a l’auditoria i l’estudi dels
circuits administratius i documentals (diagnosi) d’una empresa o organització,
amb l’objectiu de reduir la càrrega burocràtica, identificar
problemes per eliminar-los (documents innecessaris, informacions
redundant, unitats poc operatives, ), simplificar i millorar els processos
productius associats a productes i serveis (perquè la informatització sigui més
senzilla i barata) i proposar millores per aconseguir reduir el temps esmerçat i costos.
Com funciona? La
base del nostre treball: els documents.
Primer de tot hem de conèixer el catàleg
de productes i serveis que intervenen en les unitats administratives a estudiar.
Després identificarem les unitats proveïdores i les nostres unitats clients.
També hem d’identificar els responsables dels productes interns de l’empresa i
tenir una visió global de tota la cadena.
A
partir d’aquí hem de conèixer els circuits d’un procés (sistematització), fer
la seva diagramació (dibuixar-lo) i entendre el recorregut documental
(detectant els temps totals i parcials) i analitzar els punts crítics del
recorregut.
Un
cop estudiat el circuit estarem en disposició d’elaborar una proposta de
millora, facilitant als directius l’elecció de propostes en funció de la seva
política empresarial o governamental.
Dins
del procés, és provable que es detecti la necessitat d’harmonitzar la documentació
(normalitzar-la).
I
això és, bàsicament, del què tracta la reenginyeria de processos basada en la metodologia APS (Administrative
Process Study), la qual “permet obtenir
resultats espectaculars, identificant cada document com una referència,
estudiant els seus moviments i encadenant seqüencialment les diferents
referències per arribar a trobar el punt crític del procés i els documents que
el formen, completant-se amb l’obtenció d’indicadors que permet la
presa de decisions posteriors sobre una base científica i documentada”[1].
[1] Puig-Pey, A;
Guiu, P. i Agramunt H., “Circuits administratius. Disseny i millora. Simplificació i eficiencia per
a l’e-Administració", Associació d’Arxivers i Gestors de Documents
Valencians.València, febrer 2010.
