Municipis sense arxiu.-

Catalunya té 946 municipis distribuïts en 41 comarques. 476 es troben entre els 100 i els 1.000 habitants; 257 entre 101 i 5.000 i 131 entre 5.001 i 20.000. El 71% de la població catalana viu en els 59 municipis que superen els 20.000 habitants (Font:  Generalitat de Catalunya, 2009).

Amb aquesta representació, d’altra banda prou coneguda per tothom, vull reflexionar sobre les característiques dels fons municipals catalans, i també sobre l’aplicació de la Llei catalana d’arxius.

Avui en dia no podem dir que els arxius estiguin desatesos. La prova són les innumerables intervencions dels professionals d’arxiu que s’han fet en els darrers vint anys, però lamentablement, encara queda, al meu parer, un buit important que la pròpia Llei d’arxius i documents intenta resoldre amb les actuacions dels arxius comarcals i provincials, però que ho deixa massa obert a la mera voluntat.

En molts municipis petits, el desconeixement d’unes mínimes pautes arxivístiques no garanteixin la conservació dels seus fons ni el seu tractament arxivístic.  D’altra banda,  el creixement urbanístic dels darrers anys ha provocat un creixement exponencial de la documentació administrativa, que en gran mesura han desbordat les capacitats dels ajuntaments,  de manera que ens podem trobar amb dèficits importants en l’atenció de la documentació municipal més moderna, tant per la manca d’instal·lacions adequades com la manca de personal qualificat.

Els municipis catalans són especialment heterogenis quant a la seva  organització i estructura, raó per la qual la producció documental i les estructures dels fons municipals també ho són.

En els municipis trobem fons propis i “aliens” (per dir-ho d’alguna manera”), com el fons de la Batllia, els fons dels municipis agregats, de confraries i associacions, del jutjat municipals, de les cambres agràries i fins i tot fons sonors, audiovisuals i fotogràfics, entre d’altres.

La Llei d’arxius estableix la obligatorietat que ens ajuntaments dels municipis de més de 10.000 habitants i les diputacions provincials tinguin un arxiu (art. 20.1.c), la resta poden integrar-se al Sistema d’Arxius de Catalunya, però només s’estableix la possibilitat d’intervenció si l’ajuntament corresponent ho demana de manera voluntària (sovint per la insistència dels  arxivers, i sempre i quan existeixi un conveni entre l’ajuntament i la Diputació o el Consell Comarcal, i el municipi es faci càrrec de les despeses o bé se n’aprofiti d’alguna subvenció). Com es veu és un sistema feble que depèn de  la voluntat política i la possibilitat econòmica del moment. Dit d’una altra manera, malament. La figura de l’arxiver itinerant és insuficient i poc desenvolupat arreu  de Catalunya. Per aquesta raó s’hauria de treballar en garantir que, malgrat els municipis de menys de 10.000 habitants no tinguin la obligació de tenir un arxiu, aquests continuen generant documentació amb arxiu o sense, i aquesta documentació s’ha de preservar i tractar adequadament per un professional arxiver/a.

La Diputació de Barcelona té la figura de l’arxiver itinerant, i està molt bé tot i ser insuficient. D’altres Diputacions provincials ofereixen també el sistema, bé directament o a través dels consells comarcals, però la realitat és que els fons documentals dels ajuntaments més petits no tenen un tractament adequat, per això caldria pensar en algun sistema, o ampliar els actuals, per tal de cobrir aquest important forat que la llei catalana d’arxiu ha deixa sense cobrir.

No han d’haver arxius de “primera” i arxius de “segona regional”, perquè tampoc no ha d’haver “ciutadans de primera” i “ciutadans de segona” (tot i que la realitat sembla que aquest plantejament seria qüestionable). Em refereixo al que diu la Llei de Procediment Administratiu comú (la Llei 30/1992), al seu article 35, quan parla dels “drets dels ciutadans”: Els ciutadans, en les relacions amb les administracions públiques, tenen els drets següents:

a) A conèixer, en qualsevol moment, l’estat de la tramitació dels procediments en els quals tenen la condició de persones interessades, i a obtenir còpies dels documents que contenen; f) A no presentar documents no exigits per les normes aplicables al procediment de què es tracta, o que ja es trobin en poder de l’administració actuant i h) A accedir als registres i arxius de les administracions públiques en els termes previstos en la Constitució i en aquesta o en altres lleis. I com podem garantir aquests drets sense els professionals dels arxius? És més important la informació d’un gran arxiu consolidat que la d’un petit ajuntament?

Arxivers sense Fronteres - Memòria 2012

Arxivers sense arxius

Les TIC estan reivindicant, i amb força, la seva entrada en el món dels arxius. Ho fan des de la normalitat. Les administracions  (i rarament les empreses) han entès la necessitat d’integrar en les polítiques corporatives de les organitzacions la gestió de la seva documentació i informació com una estratègia global a les polítiques internes.

Les eines que proporcionen les noves tecnologies són altament útils, però no poden entendre’s com una finalitat en si mateixes, perquè darrera d’un determinada política hi ha un intencionalitat i l’arxiver-gestor documental ha de defensar la seva dimensió democràtica, sobretot  quan els “poders” utilitzen de manera dissociada l’ús de les TIC i els drets de les persones a conèixer i a preservar la memòria. L’arxivística ha de ser un pilar fonamental del dret de les persones a accedir a la informació. Aquesta ciència tan jove i d’altra banda tan desconeguda per la majoria de la nostra societat té dos dimensions completament integrades: una tècnica (amb el conjunt de totes les disciplines que la integren) i una  política (la defensa dels drets de la ciutadania a l’accés a la informació com a garant de la democràcia d’un país).

Els arxius no són espais aïllats de la realitat, al contrari, són la conseqüència d’un activitat humana i del seu rastre. Són naturals als éssers humans i neixen de manera espontània. Per aquesta raó és molt important defensar els principis de procedència i d’estructura interna. Els arxius estan al servei  de les ciutadans i de les organitzacions. Els arxius són un patrimoni molt valuós. Assoleixen una clara dimensió social i dinamitzen el territori, sí però per aconseguir-ho necessitem d’aquests professionals dels arxius i darrerament, amb les polítiques d’austeritat ens trobem que una bona part dels arxivers-getors documentals, persones molt ben preparades i amb unes ganes immenses de treballar, es troben que no ho poden fer, perquè, com ja he dit en alguna altra ocasió, el mercat no pot assolir la demanda. És a dir, que cada any tenim més arxivers sense arxiu, tot i la necessitat de que aquests equipaments es nodreixin d’ells. No és una qüestió d’egoisme corporatiu, sinó una necessitat que demanada la ciutadania: agilitat, eficiència, transparència i informació.

La gestió dels documents administratius a les empreses

Ja fa 13 anys que va sortir a la llum un interessant article[1] sobre la gestió dels documents administratius a les empreses. Es tractava d’una reflexió basada en l’experiència i el coneixement que feien els arxivers Jordi Andreu, Isabel Campos, Montserrat Canela i Jordi Serra.

Avui, més d’una dècada després d’haver-lo escrit, es pot afirmar que el panorama general no ha canviat gaire, i ho dic després d’haver estat més de tres mesos fent prospeccions per diferents empreses (pimes i grans empreses), intentant explicar les bondats d’un sistema de gestió documental.

No tinc cap intenció de desanimar a ningú, sinó tot el contrari i posar de manifest la plena actualitat d’aquesta antiga reflexió, encara vigent com deia, i les oportunitats que ofereix aquesta inanició de sistemes de gestió documental que pateixen les empreses privades.

Quan un arxiver-gestor documental s’adreça a una empresa per preguntar-li sobre la seva gestió documental la resposta majoritària, per no dir que unànime, és que no tenen cap problema i que tot funciona correctament. El seu problema no són els “documents”. Només ho veuen com a un problema, i sempre puntual, quan en mig d’un munt de documents emmagatzemats necessiten trobar-ne un de particular i no el troben, aleshores, només si veuen que econòmicament  “val la pena” tenen interès. Però aquesta només és la primera senyal momentània del seu veritable problema i només s’encenen les llums d’alarma quan el document que necessiten es troba entre la paperassa e les oficines o entre els centenars de carpetes i correus electrònics, evidentment desordenats. En aquests casos es planteja comprar un paquet informàtic, un gestor, que pretén solucionar tots els seus problemes i amb el què sovint es solen equivocar.

Resulta molt difícil treballar a contracorrent, però avui en dia les empreses continuen amb la seva visió inconscient de la gestió documental. No parlem dels documents essencials ni d’aquells considerats documents d’arxiu. Només reaccionen davant d’un problema. Busquen la solució fàcil, aquella que, malgrat tot, només un arxiver-gestor documental li pot facilitar. Una altra cosa és saber valorar la relació qualitat-preu-benefici del producte que compren. Però aquest ja és un altre tema.

---

[1] Revista de biblioteconomía i documentació número 26 (gener-juny 2000)

Reflexions al voltant de la norma ISO 30300 de gestió de documents en les organitzacions.-

Un document no és més que un contenidor, sigui en el format que sigui, d’informació. Una informació que conté evidències d’una activitat. Evidències que cal preservar.

És en aquest context on les normes ISO de gestió de documents (UNE-ISO 15489:1 i UNE-ISO/TR 17489:2), han evolucionat cap a la certificació amb la família de les ISO 30000.

Un dels debats que semblen interessar més en el món de l’arxivística i la gestió documental és, sens dubte,  el de preguntar-nos cap a on està evolucionant i de quina manera la professió d’arxiver-gestor documental amb l’aparició de noves maneres de crear i rebre informació. Des del meu punt de vista, l’arxivística actual camina, sense pausa, cap a la integració de la gestió documental en un sistema-univers complex que esdevé producte de les noves tecnologies. Tot es complica més quan aquesta integració passa també per integració de les formes més clàssiques de l’arxivística i la multiplicitat de formats (nous i vells).

Els canvis que s’estan produint al voltant de la gestió documental són evidents: per una banda continuem generant papers i més papers, hem de custodiar i preservar els documents d’arxiu; i per l’altre tenim els entorns digitals, amb un augment espectacular dels documents electrònics. Una convivència necessària que ha provocat l’aparició de normes tècniques i estàndards que clarifiquin la gestió documental i el paper de  l’arxivística en un món canviant.

La implantació d’un sistema de gestió documental va molt més enllà de la simple aplicació d’un programari, és, en realitat,un canvi de consciència en el lideratge de les organitzacions (públiques i privades). És una nova concepció organitzativa que representa un paradigma dins els processos de direcció i de la pròpia organització del treball en vincular els sistemes de gestió a les activitats operatives que els documents reflecteixen i proven.

En l’actualitat existeix un paquet suficientment important i desenvolupat de normes i estàndard per la implantació d’un sistema de gestió documental (SGD). A part de les UNE-ISO 15489:1 i UNE-ISO/TR 15489:2 (les 15000), les ISO 23081 i 26122.2008, permeten, respectivament, l’aplicació de metadades per a la gestió documental i l’anàlisi dels processos de treball per a la gestió de documents, etc.

No tinc intenció d’avorrir a ningú esmentant normes de gran utilitat, d’altra banda prou conegudes, con la MoReq o l’entorn de l’oficina electrònica, sinó esmentar que, al meu parer, la documentació electrònica, i la que ha de venir que encara no sabem ni anomenar, és el pilar fonamental del futur de la ciència arxivística. Avui treballem, de manera complementària, però sense un enfocament global, els processos de gestió documental que afecten a una part de la vida dels documents. Continuem tractant de manera segregada els documents en paper dels electrònics, i tendim a tractar els documents electrònics amb les mateixes normes i regles que els documents en format paper. No dic que això no estigui ben fet, dic, simplement, que no es fa de manera global. De alguna manera, en el nostre subconscient, tendim a estimar els documents d’arxiu històrics com a peces de museu (i no vull que ningú es molesti per aquestes paraules). Vull dir, simplement, que cada dia que passa s’obre més la distància entre els arxius històrics i els administratius quan ha d’arribar el moment, si no ha arribat ja, que els documents d’arxiu electrònics s’hagin de considerar  nominats per ingressar a l’arxiu definitiu.

Resumint i, per no separar-me del tema, es podria afirmar que les ISO de la família dels 30000[1] són indispensables pera  un òptim desenvolupament del nivell estratègic de les organitzacions,  normes que s’han d’acompanyar, indubtablement , amb les de caràcter operatiu, com són les 10000[2] i 20000[3].

Però,  per què és necessari un SGD?

No és una pregunta d’examen, tot i que ho podria ser. Bàsicament és necessari per controlar els documents  i com a forma de governar la informació que contenen, això sí, de manera sistemàtica i verificable.

L’estímul d’aquesta nova forma de lideratge es troba en l’enfocament que es fa cap al client (intern i extern), en la capacitat de lideratge, en la responsabilitatc i en la forma com es prenen les decisions gràcies a la visió nítida de tots els processos (en l’aplicació dels fonaments de la democràcia), és a dir, un sistema clar i conegut de gestió, que permet la millora contínua de la gestió documental i les organitzacions.

Un ús correcte de la informació que disposem ens duu a definir millor les polítiques de l’organització i a aconseguir els seus objectius.

El SGD esdevé primordial per a determinar els riscos i oportunitats, i és també altament útil per la governança orientada a les estratègies i la consecució d’objectius.

És en aquest context on les organitzacions han d’establir polítiques que generin estratègies, estratègies que han d’impulsar funcions i activitats.  Amb el control de la informació sobre les activitats, podem gestionar documents fiables, autèntics i íntegres, en consonància amb la política del SGD.

En conjunt, ens permet prendre decisions i sobretot ser transparents en el compliment de la legislació vigent, essent responsables de les nostres accions.

Així, els nous perfils professionals com auditors, consultors, formadors, avaluadors, orientadors, etc., s’obren pas en un entorn canviant , com és el de les organitzacions modernes, que amb rapidesa s’han d’adaptar a les noves circumstàncies en les millors condicions possibles, mutant per convertir-se en alguna cosa diferent , aprofitant les sinèrgies que les envolten i evolucionant, a pas accelerat, per no quedar-se enrere.

---

[1] ISO 30300; 30301; 30302; 30303 i  30304

[2] 12008; 13028; 15489 i 16175

[3] 23061 i  26122

Què és la reenginyeria de processos i com funciona?

Un dels aprenentatges més interessants del Màster d’Arxivística i Gestió Documental de l’ESAGED té a veure amb tractament dels circuits administratius de les oficines  públiques o privades. Quan parlem de reenginyeria de processos ens referim a l’auditoria i l’estudi dels circuits administratius i documentals (diagnosi) d’una empresa o organització, amb l’objectiu de reduir la càrrega burocràtica,  identificar  problemes per eliminar-los (documents innecessaris, informacions redundant, unitats poc operatives, ), simplificar i millorar els processos productius associats a productes i serveis (perquè la informatització sigui més senzilla i barata) i proposar millores per aconseguir  reduir el temps esmerçat i costos.

Com funciona?  La base del nostre treball: els documents.

Primer de tot hem de conèixer  el catàleg de productes i serveis que intervenen en les unitats administratives a estudiar. Després identificarem les unitats proveïdores i les nostres unitats clients. També hem d’identificar els responsables dels productes interns de l’empresa i tenir una visió global de tota la cadena.

A partir d’aquí hem de conèixer els circuits d’un procés (sistematització), fer la seva diagramació (dibuixar-lo) i entendre el recorregut documental (detectant els temps totals i parcials) i analitzar els punts crítics del recorregut.

Un cop estudiat el circuit estarem en disposició d’elaborar una proposta de millora, facilitant als directius l’elecció de propostes en funció de la seva política empresarial o governamental.

Dins del procés, és provable que es detecti la necessitat  d’harmonitzar la documentació (normalitzar-la).

I això és, bàsicament, del què tracta la reenginyeria  de processos basada en la metodologia APS (Administrative Process Study), la qual  “permet obtenir resultats espectaculars, identificant cada document com una referència, estudiant els seus moviments i encadenant seqüencialment les diferents referències per arribar a trobar el punt crític del procés i els documents que el formen,  completant-se  amb l’obtenció d’indicadors que permet la presa de decisions posteriors sobre una base científica i documentada”[1].

---

[1] Puig-Pey, A; Guiu, P. i Agramunt H., “Circuits administratius. Disseny i millora. Simplificació i eficiencia per a l’e-Administració", Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians.València, febrer 2010.

Afectació de la crisi en les persones professionals dels arxius.-

Entrem en el cinquè any formal des de l’inici de la crisi, tot i que  les evidències parlen d’indicis clars a partir de 2004 amb les anomenades deslocalitzacions de les multinacionals.

No pretenc que aquesta entrada sigui un estudi exhaustiu sobre la situació del món dels arxius en l’actualitat comparant-la amb els darrers vuit anys. No hi ha cap estudi, com a mínim que jo conegui, que tracti el tema de manera científica i dirigit exclusivament als arxius.

Parlaré de tres maneres diferents d’afectació: la primera de caràcter institucional, la segona, les repercussions en el món empresarial dels arxius i la tercera, potser la més interessant, l’abast que té en les persones professionals dels arxius i gestores documentals.

Ha estat una màxima dels governs precedents i actuals, i això es pot comprovar en els pressupostos de la Generalitat de Catalunya o de l’Estat, que la partida pe cultura, en general, és a dir, entenent el terme “cultura” com molt sui generis on entra de tot, ha estat una de les més fluctuants de totes. Si féssim una mitjana aritmètica trobaríem que sempre a tendit a reduir-se respecte a d’altres partides, i si encara enfoquem més les quantitats destinades als arxius ens trobaríem amb la sorpresa de saber que, malgrat que s’han fet molts centres d’arxiu i se n’han modernitzats molts, amb el consegüent augment de la partida de personal, el món dels arxius continuaven, en temps de pre-crisi, creixent per sota de la mitjana de les altres partides dins del pressupost destinat a la “cultura”.

Un cop encetada la política de “crisi”, la cultura ha estat una de les més afectades de les retallades públiques, això, com sabeu ha tingut una doble conseqüència: la primera, la pràcticament nul·la convocatòria de places públiques en arxius i la segona, la reducció, via acomiadament, no substitució, etc., de les places ja creades amb anterioritat. La situació ha provocat una paràlisi.

La repercussió en el món dels arxius públics i privats, així com en les empreses que es dediquen a la gestió documental des de les múltiples variants, ha estat menor del que es podia preveure, simplement perquè el mercat existent era i és molt limitat, tot i així, hi ha hagut algunes empreses que han reduït considerablement el seu tamany i d’altres que han hagut d’optar per acomiadaments i expedients d’ocupació o simplement tancar. En aquest panorama és molt difícil trobar empreses de nova creació dedicades a la gestió documental i els arxius i encara més que subsisteixin.

Amb tot aquest panorama els professionals dels arxius ho tenen molt complicat per poder exercir la seva professió. Tenim persones molt ben preparades i amb moltes ganes de treballar que o bé no troben feina o la que troben està molt mal pagada o són amb unes condicions laborals pèssimes (autònoms, becaris, contractes precaris i a baix preu, etc.).

Aquesta fotografia, prou coneguda, de la nostra realitat no es contradiu amb l’excel·lent treball que s’està fent des del món dels arxius i la gestió documental. Caldria però, la implicació de les grans empreses per omplir un dels espais més poc explotats de l’arxivística en general i la gestió documental. Potser aquest és l’esforç que hem de fer els arxivers i gestors documentals: obrir-nos a les empreses, i aquesta no és una feina fàcil,  perquè hem de saber explicar-nos molt bé, i sobretot convèncer a les empreses dels beneficis de la nostra feina aplicats al món empresarial.