L’equilibri entre la teoria i la pràctica dels sistemes de gestió documental.-

Una de les primeres conclusions que vaig extreure en acabar un treball acadèmic per la ESAGED, i que en aquell moment no vaig saber explicar prou bé, va ser combinar amb realisme i reciprocitat el marc teòric d’un sistema de gestió documental (SGD) amb  la crua realitat que impera en l’organisme on el vols implantar. Una de les primeres reflexions que vaig tenir present va ser que mai es podria aplicar un SGD en “estat pur”.

Qualsevol SGD, des de l’òptica de l’arxivística actual i de les necessitats reals de l’organització on el vulguis introduitr, ha de passar, obligatòriament, per assumir el concepte de gestió integral de la documentació. Aquesta idea, que només té els límits que nosaltres mateixos els vulguem posar, s’ha d’entendre en l’univers del conjunt d’instruments, procediments i normes necessaris per garantir, de manera eficaç i rendible, la producció, la selecció, la conservació, l’ús i explotació dels documents al llarg del seu cicle de vida. Això que sona tan bé i apassionant és l’inici de tots els  mals de cap d’un arxiver-gestor documental quan s’arremanga i es posa a treballar.

Es diu en algun lloc del “Manual d’Arxivística” (disculpeu que faci una cita tan col·loquial), i crec que és cert, que el model català de gestió documental ha aconseguit integrar el model europeu amb la tradició canadenca, avaluant i seleccionant els documents essencials i reduint el volum en benefici de la seva qualitat des del moment de la seva creació fins a la disposició.

Segons la Llei 10/2001, d’arxiu i documents:  “el SGD es defineix com el conjunt d’operacions i de tècniques integrades en la gestió administrativa, en la anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar i unificar el tractament i aconseguir una gestió eficaç i rendible” i l’ISO 15489:2001 parla de la gestió documental “com el sistema d’informació que captura, gestiona i ofereix accés als documents en el decurs del temps”.

És a dir, un conjunt d’accions que apliquem als documents per tal que aquests esdevinguin i es mantinguin autèntics, íntegres, fiables i utilitzables al llarg del seu cicle de vida. Per això, un SGD esdevé un conjunt d’accions (com: rebre, crear, guardar, conservar, recuperar, utilitzar, eliminar i dipositar) integrades en l’univers particular d’una organització, per això  és perillós utilitzar el SGD com a palanca per canviar més coses de les que són possibles, per no desvirtuar, precisament, a la pròpia organització.

Sabem que un SGD ha de donar solucions a les necessitats de les organitzacions en l’exercici de les seves competències i en el marc de la voluntat de millorar constantment els seus serveis i recursos. D’aquesta manera es contribueix a la transparència administrativa i a la democratització de la informació, però també es garanteix la preservació i conservació del fons que s’està creant o ja està creat. Aquest és, potser, un dels objectius que no hem d’explicar, sinó que ha d’aparèixer de manera natural al procés d’implantació d’un SGD, és a dir, una conseqüència del mateix SGD. La dimensió i la seva profunditat dependrà del propòsit de les polítiques d’implantació del SGD. Els professionals de l’arxivística no han d’explicar-ho tot de manera innocent ni amb ingenuïtat. S’ha de ser conscient de les capacitats i possibilitats de canvi i influència en el si de les organitzacions, això  sí, sense jugar a ser aprenents de Maquiavel, que per això tenim els nostre codi deontològic.

El règim jurídic de l’accés a la documentació

El nostre país és ben curiós. A nivell legislatiu és capaç de redactar normes i més normes, tot i que després, quan parlem de la seva aplicació ens convertim en els campions mundials d’incompliments. De dites n’hi moltes, i en aquest cas només en citaré una: “feta la llei, feta la trampa”.

El dret d’accés a la documentació per part de la ciutadania està àmpliament reconegut en el nostre ordenament jurídic, però tot i així es troba amb gran dificultats alhora de posar-lo en pràctica.

De manera esquemàtica intentaré analitzar els fonaments del drets dels ciutadans a accedir a la documentació i la informació de les administracions públiques.

L’accés a la documentació i els valors democràtics els valors democràtics

Una societat democràtica com la nostra necessita, per poder materialitzar aquest esperit, practicar de manera efectiva el dret a l’accés a la informació pública (oblidem-nos, però, d’ocurrències com la darrera Llei de Transparència (opaca), que ja he comentat en aquest bloc.

Al nostre Estat tenim reconegut l’accés a la “informació en general” a l’art. 20 de la Constitució Espanyola. Malgrat la literatura jurídica i allò de que “el paper ho aguanta tot”, sense aquest dret  el principi de legitimació democràtica quedaria en paper mullat i  la capacitat d’acció dels ciutadans en la seva relació amb els poder públics força limitada, de manera que, amb dificultats, es podrien defensar els nostres drets.  Per aquesta raó els poder públic tenen la obligació de potenciar-la. La mateixa Constitució Espanyola incorpora a l’art. 105 una referència explícita a la regulació per llei de l’accés dels ciutadans als arxius i als registres administratius, salvant, això sí, allò que afecti “la seguretat i defensa de l’Estat, la indagació dels delictes i la intimitat de les persones”.  

Com que “Spain is diferent”  i a diferència d’altres països, l’accés a la informació pública no té una llei pròpia, sinó que s’ha integrat en la norma bàsica del règim jurídic de les administracions i del procediment administratiu, de manera que aquest “totum revolutum” és un dels principals inconvenients i una de les seves  limitacions perquè els ciutadans puguem exercir aquest dret.

La Llei 30/1992 ja va introduir limits a aquest dret, com és el cas de l’afirmació  que “els documents objecte de consulta hauran de formar part de procediments resolts en el moment de la sol·licitud”, o bé “hauran de formar part d’expedients transferits a un arxiu administratiu”.

Com defensem el nostre propi interès?

Tot i que la llei de procediment administratiu reconeix el dret d’accés del ciutadà a la documentació d’un procediment quan sigui part interessada, per defensar els interessos propis, se’ns reconeix el dret en els tràmits iniciats a instància dels interessats, de la mateixa administració o de tercers.

I si anem una mica més enllà, i això sí, gràcies al paraigües del foment de la recerca, la docència i la divulgació (malgrat els recursos econòmics limitats pel seu desenvolupament), sempre que tinguin una finalitat “cultural, científica o de recerca” les tenim garantides gràcies a l’amable article 44 de la Constitució, com si, en el temps que correm, no calguessin reflexions profundes sobre la seva utilitat. Ep! i no ens oblidem de la possibilitat d’utilitzar la informació per a fins de caràcter lucratiu.

L’accés  i la modernitat de la societat de la informació i les noves possibilitats d’accés

És lògic, o hauria de ser-ho, que en el desenvolupament de la societat de la informació s’incrementi progressivament l’obligació de difondre informació i de posar-la a l’abast dels ciutadans. D’aquesta manera, el lloc web d’una administració es converteix en una peça clau en la seva relació amb els ciutadans.

Però com que ens trobem en aquesta realitat difícil d’una regulació deficient i dispersa, haurem d’anar a buscar aixopluc de la llei de règim jurídic de les administracions públiques; de la llei de patrimoni i la llei d’arxius. Però també haurem de ser coneixedors de tota la normativa sectorial, tant estatal com autonòmica,  sense oblidar l’àmbit local, on la normativa catalana s’ha limitat bàsicament a traduir els preceptes de la llei estatal, amb l’excepció de la llei catalana d’arxius i documents, que li dedica tot el capítol IV a l’accés al documents públics.  És a dir, que els ciutadans hem de ser uns veritables  experts i aquesta és una de les principals limitacions que tenim.

En conseqüència, disposem d’una amalgama  de pautes, directrius i criteris insuficients, no sempre fàcils de conciliar i d’entendre i en general excessivament imprecisos, que nomes fan que crear dubtes, inseguretat i obscurantisme.

I si la cosa semblava complicada, tenim la llei de protecció de les dades de caràcter personal, que tot i que va néixer sense la intenció d’harmonitzar-se, amb el dret d’accés s’ha convertit en la principal excusa per limitar-lo si no impedir-lo.

En definitiva: criteris massa restrictius, que se solidifiquen amb dictàmens, informes jurídics i resolucions.

En principi, però, quasi  tota la documentació generada per les administracions públiques, “des de la seva creació fins la seva conservació definitiva”, pot ser sol·licitada pels particulars, encara que sigui de manera condicionada.

Com insinuava anteriorment, la causa principal que justifica l’existència de límits és la “preservació  del dret a la intimitat personal i familiar, així com el dret a la protecció de caràcter personal”, i aquests no són els únics límits que es practiquen (recordem: l’existència d’una norma legal que permeti o no l’accés; que sigui un procediment resolt o pendent de resolució; tenir la condició de sol·licitant i el grau d’incidència que justifiqui la reserva d’accés.

Cal recordar que el dret d’accés és sobre la informació i no sobre el format dels documents i que quan aquesta es sol·licita per documents de lliure accés no cal motivar-ho, en contra del que passa amb la restricció o denegació, i en tot cas es pot verificar si hi ha dades de protecció personal o de terceres persones. La llei també permet l’accés parcial.

També hem de ser conscients que el lloc on es trobi la informació no ha de ser condicionant de restricció

La Llei 30/1992 estableix un termini de resposta concreta, molt generalista, de 3 mesos a sol·licitud de l’interessat i de  2 en el cas de les administracions públiques. La manca de resolució indica la desestimació de la sol·licitud (cada administració pot corregir aquesta temporalitat a la baixa, si vol).

No hem d’oblidar el criteri dels 50 anys en el cas de les persones que han mort, però qualsevol reserva establerta per llei sense precisar termini final, queda sense efecte al cap de 30 anys de la data del document (mira que bé!). Però la legislació catalana no permet una derogació directa.

Com veieu no és gens fàcil exercit els teus propis drets i les administracions ens ho haurien de facilitar, perquè si no hom pot pensar que el legislador pensa més en amagar que en ensenyar les vergonyes i també les bondats.

L'arxivística en la societat de la informació

Fa molts dies que no he escrit res en aquest bloc. No l'havia oblidat, és que tenia massa coses a fer i poc temps. He provat de gravar un vídeo, perquè  em semblava més amè, però no sé perquè, no s'ha gravat la veu, així que us l'he escrit.

Quan parlem de la societat del coneixement aplicada a la ciència arxivística estem parlar des d’una perspectiva transversal, però necessària en la gestió documental.

Parlem de documents electrònics, d’administració pública electrònica, d’arxiu digital, de sistema de gestió documental, d’avaluació i conservació, de captura de documents, de classificació, de comunicació, de consulta, de descripció de document electrònics, d’informatització de tasques de descripció, de recuperació de la informació, de digitalització, de disposició, de documents audiovisuals, de documents compostos, d’accés, de metadades, de seguretat, de tipologies i formats, de conversió  tecnològica i migració, de documents gràfics, de documents essencials, de drets d’explotació, de gestió de continguts, d’indexació i llenguatges d’indexació. Però també parlem de la informatització de les funcions del servei d’arxiu (classificació, disposició, descripció, consulta, emmagatzematge, control d’accés, etc.) i ens referim a les famílies ISO, a la MoReq, a la normativa tècnica, de la informatització del quadre de classificació, als llenguatges documentals, al registre de documents,  a la reproducció, a la signatura electrònica, a les auditories, a la formació, al calendari de conservació i eliminació, a la integració dels documents electrònics en un SGD, a les tecnologies de la informació, al valor dels documents electrònics, etc. I com no, parlem de twitter, facebook, xarxes socials  i internet.

Parlem, en definitiva, del ciutadà com a client i per tant d’un servei integral, personalitzat i interactiu, tot i així, també de gestió, plenament integrat o desitjós de ser-ho, en la transparència, l'objectivitat i en el servei orientat a la ciutadania en democràcia, . 

L’ofici d’arxiver

En ocasions algú em pregunta que és un arxiver, i sovint també, tinc la temptació d’explicar què fa un arxiver i no què és. Em direu que una cosa no fa a l’altre, i us contestaré que no necessàriament ha de ser així.

L’ofici s’aprèn amb el anys, com també s’aprèn a estimar-lo, això és comú tots els oficis del món i, a vegades, neix un vincle màgic, quasi inexplicable, entre l’ofici i la persona. Es veu quan una persona estima el seu ofici, no només per l’estima que hi posa, sinó també pel resultat final i perquè tot temps és insuficient i esdevé com un llamp que et transporta a un altre món.

Es diu que un arxiver/a és una personal professional amb titulació superior, potser hauria de ser així, però tots sabem que a vegades és més una intenció que una realitat, i en tot cas, no ha de ser un impediment insalvable, diguem que ha de ser un requisit valuós. Així, la persona professional d’un arxiu ha de definir, implantar i mantenir un sistema de gestió documental i de gestió d’arxiu, de manera que quedi ben organitzats i custodiats tots els documents i tota la informació que tingui al seu abast, amb la finalitat de facilitar-ne l’accés i la seva consulta.

A mi, especialment, m’agrada la definició que fa el codi ontològic dels arxivers catalans:

 “Els arxivers tenen com a funció social assegurar i possibilitar la utilització dels documents d'arxiu, i de la informació que contenen, amb finalitats jurídiques, administratives, informatives, culturals i científiques. D'aquesta manera, els arxivers contribueixen a millorar el funcionament de les organitzacions, a salvaguardar els drets i els deures de les persones que contenen els documents, a preservar la memòria col·lectiva i a fer possible la recerca científica i la difusió de la cultura.”

Així, el sentit d’utilitat esdevé quelcom molt important en l’ofici d’arxiver. I com es desprèn del codi deontològic, hi ha d’haver un fort compromís ètic amb la societat, pel que fa a la preservació i l’accés, la transparència administrativa i el dret a la informació, i sobretot amb l’objectiu de preservar el testimoni dels drets, els interessos i la memoria de les persones”

Un comiat no ha de ser necessàriament quelcom trist.-

Qu4tre. Gestió Documental i Serveis d’Arxiu s’acomiada de vosaltres. No és que  se’ns hagin acabat les idees, ni molt menys, ni tampoc les ganes de treballar (això mai!), ni les il·lusions (quina ocurrència!), simplement és que no podem aguantar més en aquesta situació d’inanició.

Després de  8 mesos ens hem d’acomiadar de tots vosaltres com a projecte empresarial (a nivell individual continuarem pel nostre camí), però com a iniciativa emprenedora s’ha acabat.

Valgui l’experiència per aquells a qui han endolçat els sentits amb cants de sirenes sobre l’emprenedoria. Aquest país no se’n sortirà amb iniciatives individuals, ni amb micro empreses, sinó tot el contrari. També valgui la reflexió a tothom que està implicat en el món de l’arxivística. Si no som capaços de sumar entre tots, no com a gremi, sinó com a professió, simplement no arribarem gaire lluny i continuarem amb el mateix model de sempre (empresa pública versus una minúscula iniciativa en el món empresarial). El sector també ens ofega a causa d’un intruïsme professional preocupant, i un excés d’autònoms que pul·lulen cercant feines i  provoquen preus a la baixa, una administració que no ofereix garanties suficients i un ofici que, en general, es comença a trobar saturat i no està preparat per assumir als nous vinguts en el món dels arxius i la gestió documental.

No ens empenedim  d’haver creat Qu4tre. Va néixer com un projecte sòlid, amb molta empenta i ple d’energia, però el temps l’ha situat en el lloc que li correspon en aquest món, i malgrat ser un projecte del tot viable, la vida empeny, i com!, i nosaltres ja no tenim marge per poder caminar.

No vam fer un model clàssic d’empresa, no ens haguéssim sentit agust, vam voler fer-la exemplar i admirable, i potser aquest ha estat un dels principals inconvenients, que no un problema.

Cap de nosaltres  hem perdut les ganes per treballar en el món dels arxius, al contrari, i ho farem en la mesura de les nostres possibilitats.

En acabar, volem agrair a la Mercè Soler, una excel·lent professional, que ens va dissenyar i regalar el nostre logo; a l’Enric Cobo, que es va interessar per nosaltres professionalment, ajudant-nos amb l’Arxiu Nacional de Catalunya; a en Josep Matas, que ens va donar suport des del primer dia amb el su logo i a tots vosaltres que, d’alguna manera, ens heu conegut durant aquests mesos.

Salut!

La primera novel·la publicada: coses del marqueting

Presentació:

El Masnou (Barcelona), 1965.-

Llicenciat en filosofia amb grau per la Universitat de Barcelona, vaig començar a escriure poesia poc abans de l’adolescència i després diferents articles en diversos mitjans de comunicació escrita.

Fins ara he escrit dos llibres en castellà: “El secreto de la familia von Klie” i “El cuaderno de Cristóbal Colón”, una novel·la de ficció històrica encara no publicada. En l’actualitat estic acabant “Daniel Yang”, una novel·la de ciència ficció i preparant la quarta.

Entre les meves passions es troba la música (toco la guitarra, el clarinet i el saxo), el running, la lectura i l’arxivística.

Sinopsis:

“El secreto de la família von Klie” narra les peripècies d’un jove llicenciat embolicat en una trepidant aventura. El protagonista descobrirà l’existència d’una organització secreta que prepara l’adveniment d’una nova democràcia.

En companyia d’Anselmo, un personatge enigmàtic i extrovertit, s’enfrontarà a innumerables perills. Viatjarà immers en un engany tramat amb perversa perfecció, fins descobrir un dels majors secrets de la humanitat.

De moment el podeu trobar a: http://es.united-pc.eu/libros/narrativa-novela/policiaca-suspense/el-secreto-de-la-familia-von-klie.html

 

Presentación:

El Masnou (Barcelona), 1965.

Licenciado en filosofía con grado por la Universidad de Barcelona, comencé a escribir poesía poco antes de la adolescencia y después diferentes articulos en diversos medios de comunicación escrita.

Hasta la actualidad he escrito dos libros: “El secreto de la familia von Klie” y “El cuaderno de Cristóbal Colón”, una novela de ficción histórica todavía no publicada. En estos momentos estoy acabando “Daniel Yang”, una novela de ciencia ficción y preparando una cuarta.

Entre mis pasiones se encuentra la música (toco la guitarra, el clarinete y el saxo), el running, la lectura y la archivística.

Sinopsis:

“El secreto de la familia von Klie” narra las peripecias de un joven licenciado embarcado en una trepidante aventura. El protagonista descubrirá la existencia de una organización secreta que planea el advenimiento de una nueva democracia.

En compañía de Anselmo, un personaje enigmático y extrovertido, se enfrentará a innumerables peligros. Viajará inmerso en un engaño tramado con perversa perfección, hasta descubrir uno de los mayores secretos de la humanidad.

De momento lo podéis encontrar en: http://es.united-pc.eu/libros/narrativa-novela/policiaca-suspense/el-secreto-de-la-familia-von-klie.html

El projecte de Llei de Transparència, Accés a la Informació Pública i Bon Govern.-

Sé que el títol no fa la cosa: una llei de transparent poc transparent; una llei d’accés per fer poc accessible l’accés i una llei del bon govern d’un govern de dubtosa meritòria praxis democràtica.
Se n’ha parlat molt sobre aquest avantprojecte que d’aquí uns dies, i gràcies a la majoria absoluta del partit del govern, s’aprovarà, sens dubte.
Aquesta és, en molts sentits, una Llei sorprenent. Sorprèn que necessitem ser transparents, perquè hauria de ser una obligació intrínseca a la política i els càrrecs públics, però no és així. Sorprèn que la iniciativa surti d’un govern que va tenir un president que se’n va endur o destruir tots els arxius públics del seu mandat (i que, per cert, tot i ser punible i descaradament greu, no ha passat absolutament res). Sorprèn pel grau de cinisme implícit en ella, i també sorprèn perquè el resultat de la Llei és tot el contrari del què, en teoria, es pretén. És així un text trampós. Diguem que és un “xist” que no té res a veure amb una broma, en tot cas, una broma de mal gust.
 No es tracta tampoc, com s’insinua en l’esperit del text, d’un text refós, però en canvi aprofita per legislar coses que res o poc tenen a veure ni amb la transparència, ni l’accés a la informació ni al bon govern i que alimenta amb un exhaustiu llistat d’infraccions (art. 16), entre les quals relaciona els serveis essencials en cas de vaga o l’incompliment de respectar la Constitució Espanyola. Simplement: un “xist”.
No sabem com serà l’Agència Estatal de Transparència, però tot apunta a que tindrà el mateix delit que la pròpia Llei: una transparència velada.
Des del meu punt de vista és un text efímer, inadequat pel seu contingut, que supedita els drets dels ciutadans als de l’Administració, d’un perfil de transparència manifestament baix, que no resolt, sinó limita encara més, els drets actuals a l’accés a la informació, amb petites modificacions com l’accés parcial, però després limitant l’accés en funció de la decisió que hagi pres l’Administració. Un text que perpetua el silenci administratiu negatiu i que obliga al ciutadà a demanar i a l’Administració a facilitar si li convé. Que no obliga a l’Administració a despullar-se.
Recapitulant una mica: les lleis actuals estableixen el dret d’accedir als documents de les administracions públiques com a principi general, amb els límits que planteja la legislació (massa severs). La protecció de dades de caràcter personal ha estat un dels arguments més utilitzats per a limitar l’accés a la informació, i aquesta nova Llei no planteja cap solució al respecte.
Sembla mentida que no s’aprofiti per aprofundir en els conceptes d’interès públic i drets de tercers, però és clar, si ho fes, es veuria nítidament que la Llei no té com a objectiu real aquests menesters.
Sobre l’accés a la documentació pública tots coneixem la Llei 30/1992 i en aquest cas, es podria haver aprofitat la nova Llei per garantir l’accés a la document d’expedients no resolts. D’altra banda, la Llei no diu que calgui garantir l’accés a la informació i no pas als documents, i passa de puntetes quan parla de la reutilització de la informació. S’ha de tenir en compte que la denegació de l’accés ha de ser motivat, però la nova Llei parla del silenci administratiu negatiu i d’uns terminis exageradament dilatats (un mes).
La manera de rebre la informació i el seu suport ha de ser escollida pel ciutadà, i no imposada per l’Administració.
Amb aquesta Llei hem perdut la oportunitat d’avançar democràticament en la defensa de la ciutadania, la corresponsabilització, el foment de la cultura i la participació dels ciutadans en els afers públics.

En conclusió: em recorda aquella escena dels Groucho Marx "la parte contratante ..." (ja m'enteneu!)