Si hem decidit implementar un sistema
automatitzat de gestió documental, hem de conèixer i ser conscients de les
nostres necessitats i fugir de les solucions informàtiques miraculoses.
Les tecnologies de la informació han
desenvolupat tècniques que permeten la captura, l’emmagatzematge, el tractament
i la difusió informatitzada de la informació que una empresa o organització
genera, però abans de decidir-nos per un producte determinat hem de tenir molt clar quines són les nostres
necessitats reals i quins són els objectius que volem assolir.
Abans de llançar-nos a la piscina, cal
meditar molt bé què ens ofereixen i què necessitem. Per a fer-ho, necessitarem
de l’ajuda d’un professional de la gestió documental per no triar el producte
equivocat, i haver de pagar una factura
per un producte que nos ens satisfarà.
El disseny d’un sistema de gestió
documental requereix, més que una mera adaptació d’un programa informàtic, el
treball en equip de les persones responsables de l’empresa o organització, els
seus informàtics i els gestors documentals, establint un quadre de competències
i responsabilitats per a cadascun dels actors que intervenen en el projecte.
Un cop establerts els requeriments
informàtics que necessitem, el software ha de funcionar des del principi i ens
ha de garantir la viabilitat de la seva instal·lació i el seu manteniment (fent
un esment especial als seus costos, sovint massa elevats un cop instal·lat el
sistema), i de terminar un mecanisme àgil de solucions de problemes i d’assistència
tècnica, sempre buscant la mínima
dependència tecnològica amb el nostre proveïdor.
El programa que triem ha de funcionar
en xarxa i ha de ser compatible amb els diferents suports informàtics (un
estudi de mercat i el coneixement d’altres experiències ens ajudarà a valorar
les bondats i deficiències dels programes implantats en altres organitzacions o
empreses).
El programa haurà de seguir les
directrius establertes a la Moreq2 (model de requisits per a la gestió de
documents d’arxiu) i la Moreq2010, i contemplar totes les funcions d’un sistema
de gestió documental, permetent garantir l’autenticitat i la integritat dels
documents i la legitimitat de les seves accions.
Quan ja tinguem clar el què
necessitem, haurem de demanar una prova pilot per demostrar que el programa
realment fa allò que ens diuen que fa. El qual haurà de garantir la
possibilitat d’ampliar les seves capacitats de gestió.
Triat un possible proveïdor, i un cop
valorat el producte que ens presenta i la seva solvència, caldrà determinar com
implementarem el sistema (parcialment o totalment).
És a dir:
Primer es dissenya el sistema i
després adquirim el programa (mai a l’inrevés). Segon, s’analitzen i dissenyen els
processos a automatitzar. I tercer, s’han de definir els requeriments de
seguretat i la orientació del sistema. Després comprem el què ens interessi.
Què
busquem quan volem gaudir d’un sistema de gestió documental: racionalitzar, optimitzar,
millorar i simplificar els procediments per a una gestió més eficaç i eficient,
i consegüentment un estalvi important en
la despesa organitzativa i econòmica.
