L’ofici d’arxiver

En ocasions algú em pregunta que és un arxiver, i sovint també, tinc la temptació d’explicar què fa un arxiver i no què és. Em direu que una cosa no fa a l’altre, i us contestaré que no necessàriament ha de ser així.

L’ofici s’aprèn amb el anys, com també s’aprèn a estimar-lo, això és comú tots els oficis del món i, a vegades, neix un vincle màgic, quasi inexplicable, entre l’ofici i la persona. Es veu quan una persona estima el seu ofici, no només per l’estima que hi posa, sinó també pel resultat final i perquè tot temps és insuficient i esdevé com un llamp que et transporta a un altre món.

Es diu que un arxiver/a és una personal professional amb titulació superior, potser hauria de ser així, però tots sabem que a vegades és més una intenció que una realitat, i en tot cas, no ha de ser un impediment insalvable, diguem que ha de ser un requisit valuós. Així, la persona professional d’un arxiu ha de definir, implantar i mantenir un sistema de gestió documental i de gestió d’arxiu, de manera que quedi ben organitzats i custodiats tots els documents i tota la informació que tingui al seu abast, amb la finalitat de facilitar-ne l’accés i la seva consulta.

A mi, especialment, m’agrada la definició que fa el codi ontològic dels arxivers catalans:

 “Els arxivers tenen com a funció social assegurar i possibilitar la utilització dels documents d'arxiu, i de la informació que contenen, amb finalitats jurídiques, administratives, informatives, culturals i científiques. D'aquesta manera, els arxivers contribueixen a millorar el funcionament de les organitzacions, a salvaguardar els drets i els deures de les persones que contenen els documents, a preservar la memòria col·lectiva i a fer possible la recerca científica i la difusió de la cultura.”

Així, el sentit d’utilitat esdevé quelcom molt important en l’ofici d’arxiver. I com es desprèn del codi deontològic, hi ha d’haver un fort compromís ètic amb la societat, pel que fa a la preservació i l’accés, la transparència administrativa i el dret a la informació, i sobretot amb l’objectiu de preservar el testimoni dels drets, els interessos i la memoria de les persones”

Un comiat no ha de ser necessàriament quelcom trist.-

Qu4tre. Gestió Documental i Serveis d’Arxiu s’acomiada de vosaltres. No és que  se’ns hagin acabat les idees, ni molt menys, ni tampoc les ganes de treballar (això mai!), ni les il·lusions (quina ocurrència!), simplement és que no podem aguantar més en aquesta situació d’inanició.

Després de  8 mesos ens hem d’acomiadar de tots vosaltres com a projecte empresarial (a nivell individual continuarem pel nostre camí), però com a iniciativa emprenedora s’ha acabat.

Valgui l’experiència per aquells a qui han endolçat els sentits amb cants de sirenes sobre l’emprenedoria. Aquest país no se’n sortirà amb iniciatives individuals, ni amb micro empreses, sinó tot el contrari. També valgui la reflexió a tothom que està implicat en el món de l’arxivística. Si no som capaços de sumar entre tots, no com a gremi, sinó com a professió, simplement no arribarem gaire lluny i continuarem amb el mateix model de sempre (empresa pública versus una minúscula iniciativa en el món empresarial). El sector també ens ofega a causa d’un intruïsme professional preocupant, i un excés d’autònoms que pul·lulen cercant feines i  provoquen preus a la baixa, una administració que no ofereix garanties suficients i un ofici que, en general, es comença a trobar saturat i no està preparat per assumir als nous vinguts en el món dels arxius i la gestió documental.

No ens empenedim  d’haver creat Qu4tre. Va néixer com un projecte sòlid, amb molta empenta i ple d’energia, però el temps l’ha situat en el lloc que li correspon en aquest món, i malgrat ser un projecte del tot viable, la vida empeny, i com!, i nosaltres ja no tenim marge per poder caminar.

No vam fer un model clàssic d’empresa, no ens haguéssim sentit agust, vam voler fer-la exemplar i admirable, i potser aquest ha estat un dels principals inconvenients, que no un problema.

Cap de nosaltres  hem perdut les ganes per treballar en el món dels arxius, al contrari, i ho farem en la mesura de les nostres possibilitats.

En acabar, volem agrair a la Mercè Soler, una excel·lent professional, que ens va dissenyar i regalar el nostre logo; a l’Enric Cobo, que es va interessar per nosaltres professionalment, ajudant-nos amb l’Arxiu Nacional de Catalunya; a en Josep Matas, que ens va donar suport des del primer dia amb el su logo i a tots vosaltres que, d’alguna manera, ens heu conegut durant aquests mesos.

Salut!

La primera novel·la publicada: coses del marqueting

Presentació:

El Masnou (Barcelona), 1965.-

Llicenciat en filosofia amb grau per la Universitat de Barcelona, vaig començar a escriure poesia poc abans de l’adolescència i després diferents articles en diversos mitjans de comunicació escrita.

Fins ara he escrit dos llibres en castellà: “El secreto de la familia von Klie” i “El cuaderno de Cristóbal Colón”, una novel·la de ficció històrica encara no publicada. En l’actualitat estic acabant “Daniel Yang”, una novel·la de ciència ficció i preparant la quarta.

Entre les meves passions es troba la música (toco la guitarra, el clarinet i el saxo), el running, la lectura i l’arxivística.

Sinopsis:

“El secreto de la família von Klie” narra les peripècies d’un jove llicenciat embolicat en una trepidant aventura. El protagonista descobrirà l’existència d’una organització secreta que prepara l’adveniment d’una nova democràcia.

En companyia d’Anselmo, un personatge enigmàtic i extrovertit, s’enfrontarà a innumerables perills. Viatjarà immers en un engany tramat amb perversa perfecció, fins descobrir un dels majors secrets de la humanitat.

De moment el podeu trobar a: http://es.united-pc.eu/libros/narrativa-novela/policiaca-suspense/el-secreto-de-la-familia-von-klie.html

 

Presentación:

El Masnou (Barcelona), 1965.

Licenciado en filosofía con grado por la Universidad de Barcelona, comencé a escribir poesía poco antes de la adolescencia y después diferentes articulos en diversos medios de comunicación escrita.

Hasta la actualidad he escrito dos libros: “El secreto de la familia von Klie” y “El cuaderno de Cristóbal Colón”, una novela de ficción histórica todavía no publicada. En estos momentos estoy acabando “Daniel Yang”, una novela de ciencia ficción y preparando una cuarta.

Entre mis pasiones se encuentra la música (toco la guitarra, el clarinete y el saxo), el running, la lectura y la archivística.

Sinopsis:

“El secreto de la familia von Klie” narra las peripecias de un joven licenciado embarcado en una trepidante aventura. El protagonista descubrirá la existencia de una organización secreta que planea el advenimiento de una nueva democracia.

En compañía de Anselmo, un personaje enigmático y extrovertido, se enfrentará a innumerables peligros. Viajará inmerso en un engaño tramado con perversa perfección, hasta descubrir uno de los mayores secretos de la humanidad.

De momento lo podéis encontrar en: http://es.united-pc.eu/libros/narrativa-novela/policiaca-suspense/el-secreto-de-la-familia-von-klie.html

El projecte de Llei de Transparència, Accés a la Informació Pública i Bon Govern.-

Sé que el títol no fa la cosa: una llei de transparent poc transparent; una llei d’accés per fer poc accessible l’accés i una llei del bon govern d’un govern de dubtosa meritòria praxis democràtica.
Se n’ha parlat molt sobre aquest avantprojecte que d’aquí uns dies, i gràcies a la majoria absoluta del partit del govern, s’aprovarà, sens dubte.
Aquesta és, en molts sentits, una Llei sorprenent. Sorprèn que necessitem ser transparents, perquè hauria de ser una obligació intrínseca a la política i els càrrecs públics, però no és així. Sorprèn que la iniciativa surti d’un govern que va tenir un president que se’n va endur o destruir tots els arxius públics del seu mandat (i que, per cert, tot i ser punible i descaradament greu, no ha passat absolutament res). Sorprèn pel grau de cinisme implícit en ella, i també sorprèn perquè el resultat de la Llei és tot el contrari del què, en teoria, es pretén. És així un text trampós. Diguem que és un “xist” que no té res a veure amb una broma, en tot cas, una broma de mal gust.
 No es tracta tampoc, com s’insinua en l’esperit del text, d’un text refós, però en canvi aprofita per legislar coses que res o poc tenen a veure ni amb la transparència, ni l’accés a la informació ni al bon govern i que alimenta amb un exhaustiu llistat d’infraccions (art. 16), entre les quals relaciona els serveis essencials en cas de vaga o l’incompliment de respectar la Constitució Espanyola. Simplement: un “xist”.
No sabem com serà l’Agència Estatal de Transparència, però tot apunta a que tindrà el mateix delit que la pròpia Llei: una transparència velada.
Des del meu punt de vista és un text efímer, inadequat pel seu contingut, que supedita els drets dels ciutadans als de l’Administració, d’un perfil de transparència manifestament baix, que no resolt, sinó limita encara més, els drets actuals a l’accés a la informació, amb petites modificacions com l’accés parcial, però després limitant l’accés en funció de la decisió que hagi pres l’Administració. Un text que perpetua el silenci administratiu negatiu i que obliga al ciutadà a demanar i a l’Administració a facilitar si li convé. Que no obliga a l’Administració a despullar-se.
Recapitulant una mica: les lleis actuals estableixen el dret d’accedir als documents de les administracions públiques com a principi general, amb els límits que planteja la legislació (massa severs). La protecció de dades de caràcter personal ha estat un dels arguments més utilitzats per a limitar l’accés a la informació, i aquesta nova Llei no planteja cap solució al respecte.
Sembla mentida que no s’aprofiti per aprofundir en els conceptes d’interès públic i drets de tercers, però és clar, si ho fes, es veuria nítidament que la Llei no té com a objectiu real aquests menesters.
Sobre l’accés a la documentació pública tots coneixem la Llei 30/1992 i en aquest cas, es podria haver aprofitat la nova Llei per garantir l’accés a la document d’expedients no resolts. D’altra banda, la Llei no diu que calgui garantir l’accés a la informació i no pas als documents, i passa de puntetes quan parla de la reutilització de la informació. S’ha de tenir en compte que la denegació de l’accés ha de ser motivat, però la nova Llei parla del silenci administratiu negatiu i d’uns terminis exageradament dilatats (un mes).
La manera de rebre la informació i el seu suport ha de ser escollida pel ciutadà, i no imposada per l’Administració.
Amb aquesta Llei hem perdut la oportunitat d’avançar democràticament en la defensa de la ciutadania, la corresponsabilització, el foment de la cultura i la participació dels ciutadans en els afers públics.

En conclusió: em recorda aquella escena dels Groucho Marx "la parte contratante ..." (ja m'enteneu!)

Maridar filosofia i arxivística

Quan vaig començar a estudiar filosofía, feia anys que m’agradava escriure poemes. De fet, fins i tot vaig publicar-ne un en una revista que ara ja és historia. Una de les primeres coses que t’ensenyen és el sentit d’aquesta (per a mi) bonica paraula: filosofía. Et diuen que és l’amor per la saviesa, pel coneixement. Quelcom que serveix per a tot i per a no res, però sobretot per intentar expicar, amb tots els coneixements possibles, el paper que l’home (la raça humana) ocupa en la naturalesa, és a dir, quins són els principis (generals i fonamentals) que ens relacionen, com a éssers humans, amb el pensament, l’acció i la realitat que ens envolta. Tot això té a veure amb l’estètica, l’epistemologia, l’ètica i la metafísica. És, en realitat, un mètode i la mare de totes les disciplines i ciències conegudes.

L’arxivística, paraula d’un encant inqüestionable, té també molt a veure amb la filosofía, amb el coneixement, amb l’ètica i la metafísica. Té, com sabeu, com objete, l’estudi de la conservació i organització dels documents i de la informació, en qualsevol tipus de suport, i estudia els principis i procediments metodològics emprats en la gestió, la conservació, l’organització i la comunicación dels documents d’arxiu amb (una frase que sempre m’ha semblat pura poesía): “l’objectiu de preservar el testimoni dels drets, els interessos i la memoria de les persones”. Sóc de la opinió  que filosofía i arxivística encaixen perfectament. Com podem buscar la raó dels pensaments i de les activitats humanes, com les podem entendre sense els arxius?, com podem preservar, amb ética i coherencia, el rastre, les petjades humanes, que amb més o menys encert dibuixen les nostres societats, sense els arxius?, com podem no generar pensament crític des de la memoria i l’eficaç tractament de la informació sense els arxius?

A mi, tot plegat, em sembla fascinant. No us ho sembla a vosaltres també?

Reflexió sobre la definició de “document d’arxiu”

La Llei d’Arxiu i Documents de Catalunya diu al seu art. 19.1 que “s’entén per document tota expressió en llenguatge oral, escrit, d’imatges o de sons, natural o codificat, recollida en qualsevol mena de suport material i qualsevol altre expressió gràfica que constitueixi un testimoni de les funcions i les activitats de l’home i dels grups humans, amb exclusió de les obres d’investigació o de creació”; d’altra banda, el Manual d’Arxivística i Gestió Documental, imprescindible, diu a la seva pàg. 74 que “un document és el testimoni de l’activitat de l’home fixat en un suport perdurable i que conté informació”. Caldria estudiar les conseqüències de l’adjectiu “perdurable”, perquè quan parlem de documents electrònics d’arxiu, el terme perdurable pot ser molt discutible i al meu entendre serveix per a introduir la preservació com a una funció bàsica de l’arxivística moderna, però dit això, i seguint allò que diu el Diccionario del Ministerio de Cultura espanyol: “un document d’arxiu és el testimoni material d’un fet o acte realitzat en l’exercici de les seves funcions per persones físiques o jurídiques, públiques o privades d’acord amb unes característiques de tipus material i formal”. D’aquesta definició, que per cert trobo molt encertada,  em criden l’atenció dues qüestions: una, “que és un testimoni material” i l’altre (admès per tothom de l’ofici), “que és el testimoni d’un fet o acte de les persones en l’exercici de les seves funcions”.

Bé, anem per parts. El tema de la perdurabilitat en els documents electrònics és més que qüestionable, de fet ningú no sap quan de temps es poden “preservar” i fins i tot encara es discuteix i s’investiga “el com”, per tant és un tema molt obert que res té de “material”, ja que és del tot intangible. Dit això, en realitat voldria parlar del concepte “document d’arxiu”, perquè en la terminologia actual sembla que ens podem oblidar d’un tema importantíssim per la defensa de la transparència: les falses còpies i els documents falsificats i falsejats. Sóc de la opinió que bona part d’aquests documents són exemple i una mostra més de l’activitat humana, sobretot tenint en compte que es faci de manera sistemàtica i ordenada, tot i que il·lícitament amb la intenció de delinquir, per aquesta raó, prescindir d’aquests tipus de documentació equivaldria a conservar documents d’una societat ideal que no ha existit mai. Falsos documents sempre han existit, raó de més perquè en l’actualitat, un cop detectats es puguin tractar com a documents d’arxiu. Després s’hauria d’estudiar l’encaix que haurien de tenir dins d’un expedient, però aquest ja és un altre tema diferents. El cas Bàrcenas és un bon exemple de falsedat documental aparent en sèrie (llibres, actes i anotacions comptables, emails i un llarg etcètera), i en tindríem d’altres (Millets, Blesas, Condes, Dias Ferrans i fins i tot personatges d’aparent noblesa). Tenim tots els ingredients per a un fons documental. Una qüestió seria quin nom hauria de rebre aquest fons (fons Bàrcenas, fons PP ...). Tècnicament, especificar l’organisme productor és també assenyalar als culpables d’una acció constitutiva de delicte, per tant, queda més que demostrat que l’arxivística és molt més útil  que una “simple qüestió de cultura”, no és un museu, no és cultura popular, és la constatació fefaent de l’activitat humana, per tant, ens hauríem de replantejar el concepte de document d’arxiu i adaptar-lo a les noves realitats (de suport i de concepte).

Municipis sense arxiu.-

Catalunya té 946 municipis distribuïts en 41 comarques. 476 es troben entre els 100 i els 1.000 habitants; 257 entre 101 i 5.000 i 131 entre 5.001 i 20.000. El 71% de la població catalana viu en els 59 municipis que superen els 20.000 habitants (Font:  Generalitat de Catalunya, 2009).

Amb aquesta representació, d’altra banda prou coneguda per tothom, vull reflexionar sobre les característiques dels fons municipals catalans, i també sobre l’aplicació de la Llei catalana d’arxius.

Avui en dia no podem dir que els arxius estiguin desatesos. La prova són les innumerables intervencions dels professionals d’arxiu que s’han fet en els darrers vint anys, però lamentablement, encara queda, al meu parer, un buit important que la pròpia Llei d’arxius i documents intenta resoldre amb les actuacions dels arxius comarcals i provincials, però que ho deixa massa obert a la mera voluntat.

En molts municipis petits, el desconeixement d’unes mínimes pautes arxivístiques no garanteixin la conservació dels seus fons ni el seu tractament arxivístic.  D’altra banda,  el creixement urbanístic dels darrers anys ha provocat un creixement exponencial de la documentació administrativa, que en gran mesura han desbordat les capacitats dels ajuntaments,  de manera que ens podem trobar amb dèficits importants en l’atenció de la documentació municipal més moderna, tant per la manca d’instal·lacions adequades com la manca de personal qualificat.

Els municipis catalans són especialment heterogenis quant a la seva  organització i estructura, raó per la qual la producció documental i les estructures dels fons municipals també ho són.

En els municipis trobem fons propis i “aliens” (per dir-ho d’alguna manera”), com el fons de la Batllia, els fons dels municipis agregats, de confraries i associacions, del jutjat municipals, de les cambres agràries i fins i tot fons sonors, audiovisuals i fotogràfics, entre d’altres.

La Llei d’arxius estableix la obligatorietat que ens ajuntaments dels municipis de més de 10.000 habitants i les diputacions provincials tinguin un arxiu (art. 20.1.c), la resta poden integrar-se al Sistema d’Arxius de Catalunya, però només s’estableix la possibilitat d’intervenció si l’ajuntament corresponent ho demana de manera voluntària (sovint per la insistència dels  arxivers, i sempre i quan existeixi un conveni entre l’ajuntament i la Diputació o el Consell Comarcal, i el municipi es faci càrrec de les despeses o bé se n’aprofiti d’alguna subvenció). Com es veu és un sistema feble que depèn de  la voluntat política i la possibilitat econòmica del moment. Dit d’una altra manera, malament. La figura de l’arxiver itinerant és insuficient i poc desenvolupat arreu  de Catalunya. Per aquesta raó s’hauria de treballar en garantir que, malgrat els municipis de menys de 10.000 habitants no tinguin la obligació de tenir un arxiu, aquests continuen generant documentació amb arxiu o sense, i aquesta documentació s’ha de preservar i tractar adequadament per un professional arxiver/a.

La Diputació de Barcelona té la figura de l’arxiver itinerant, i està molt bé tot i ser insuficient. D’altres Diputacions provincials ofereixen també el sistema, bé directament o a través dels consells comarcals, però la realitat és que els fons documentals dels ajuntaments més petits no tenen un tractament adequat, per això caldria pensar en algun sistema, o ampliar els actuals, per tal de cobrir aquest important forat que la llei catalana d’arxiu ha deixa sense cobrir.

No han d’haver arxius de “primera” i arxius de “segona regional”, perquè tampoc no ha d’haver “ciutadans de primera” i “ciutadans de segona” (tot i que la realitat sembla que aquest plantejament seria qüestionable). Em refereixo al que diu la Llei de Procediment Administratiu comú (la Llei 30/1992), al seu article 35, quan parla dels “drets dels ciutadans”: Els ciutadans, en les relacions amb les administracions públiques, tenen els drets següents:

a) A conèixer, en qualsevol moment, l’estat de la tramitació dels procediments en els quals tenen la condició de persones interessades, i a obtenir còpies dels documents que contenen; f) A no presentar documents no exigits per les normes aplicables al procediment de què es tracta, o que ja es trobin en poder de l’administració actuant i h) A accedir als registres i arxius de les administracions públiques en els termes previstos en la Constitució i en aquesta o en altres lleis. I com podem garantir aquests drets sense els professionals dels arxius? És més important la informació d’un gran arxiu consolidat que la d’un petit ajuntament?

Arxivers sense Fronteres - Memòria 2012

Arxivers sense arxius

Les TIC estan reivindicant, i amb força, la seva entrada en el món dels arxius. Ho fan des de la normalitat. Les administracions  (i rarament les empreses) han entès la necessitat d’integrar en les polítiques corporatives de les organitzacions la gestió de la seva documentació i informació com una estratègia global a les polítiques internes.

Les eines que proporcionen les noves tecnologies són altament útils, però no poden entendre’s com una finalitat en si mateixes, perquè darrera d’un determinada política hi ha un intencionalitat i l’arxiver-gestor documental ha de defensar la seva dimensió democràtica, sobretot  quan els “poders” utilitzen de manera dissociada l’ús de les TIC i els drets de les persones a conèixer i a preservar la memòria. L’arxivística ha de ser un pilar fonamental del dret de les persones a accedir a la informació. Aquesta ciència tan jove i d’altra banda tan desconeguda per la majoria de la nostra societat té dos dimensions completament integrades: una tècnica (amb el conjunt de totes les disciplines que la integren) i una  política (la defensa dels drets de la ciutadania a l’accés a la informació com a garant de la democràcia d’un país).

Els arxius no són espais aïllats de la realitat, al contrari, són la conseqüència d’un activitat humana i del seu rastre. Són naturals als éssers humans i neixen de manera espontània. Per aquesta raó és molt important defensar els principis de procedència i d’estructura interna. Els arxius estan al servei  de les ciutadans i de les organitzacions. Els arxius són un patrimoni molt valuós. Assoleixen una clara dimensió social i dinamitzen el territori, sí però per aconseguir-ho necessitem d’aquests professionals dels arxius i darrerament, amb les polítiques d’austeritat ens trobem que una bona part dels arxivers-getors documentals, persones molt ben preparades i amb unes ganes immenses de treballar, es troben que no ho poden fer, perquè, com ja he dit en alguna altra ocasió, el mercat no pot assolir la demanda. És a dir, que cada any tenim més arxivers sense arxiu, tot i la necessitat de que aquests equipaments es nodreixin d’ells. No és una qüestió d’egoisme corporatiu, sinó una necessitat que demanada la ciutadania: agilitat, eficiència, transparència i informació.

La gestió dels documents administratius a les empreses

Ja fa 13 anys que va sortir a la llum un interessant article[1] sobre la gestió dels documents administratius a les empreses. Es tractava d’una reflexió basada en l’experiència i el coneixement que feien els arxivers Jordi Andreu, Isabel Campos, Montserrat Canela i Jordi Serra.

Avui, més d’una dècada després d’haver-lo escrit, es pot afirmar que el panorama general no ha canviat gaire, i ho dic després d’haver estat més de tres mesos fent prospeccions per diferents empreses (pimes i grans empreses), intentant explicar les bondats d’un sistema de gestió documental.

No tinc cap intenció de desanimar a ningú, sinó tot el contrari i posar de manifest la plena actualitat d’aquesta antiga reflexió, encara vigent com deia, i les oportunitats que ofereix aquesta inanició de sistemes de gestió documental que pateixen les empreses privades.

Quan un arxiver-gestor documental s’adreça a una empresa per preguntar-li sobre la seva gestió documental la resposta majoritària, per no dir que unànime, és que no tenen cap problema i que tot funciona correctament. El seu problema no són els “documents”. Només ho veuen com a un problema, i sempre puntual, quan en mig d’un munt de documents emmagatzemats necessiten trobar-ne un de particular i no el troben, aleshores, només si veuen que econòmicament  “val la pena” tenen interès. Però aquesta només és la primera senyal momentània del seu veritable problema i només s’encenen les llums d’alarma quan el document que necessiten es troba entre la paperassa e les oficines o entre els centenars de carpetes i correus electrònics, evidentment desordenats. En aquests casos es planteja comprar un paquet informàtic, un gestor, que pretén solucionar tots els seus problemes i amb el què sovint es solen equivocar.

Resulta molt difícil treballar a contracorrent, però avui en dia les empreses continuen amb la seva visió inconscient de la gestió documental. No parlem dels documents essencials ni d’aquells considerats documents d’arxiu. Només reaccionen davant d’un problema. Busquen la solució fàcil, aquella que, malgrat tot, només un arxiver-gestor documental li pot facilitar. Una altra cosa és saber valorar la relació qualitat-preu-benefici del producte que compren. Però aquest ja és un altre tema.

---

[1] Revista de biblioteconomía i documentació número 26 (gener-juny 2000)

Reflexions al voltant de la norma ISO 30300 de gestió de documents en les organitzacions.-

Un document no és més que un contenidor, sigui en el format que sigui, d’informació. Una informació que conté evidències d’una activitat. Evidències que cal preservar.

És en aquest context on les normes ISO de gestió de documents (UNE-ISO 15489:1 i UNE-ISO/TR 17489:2), han evolucionat cap a la certificació amb la família de les ISO 30000.

Un dels debats que semblen interessar més en el món de l’arxivística i la gestió documental és, sens dubte,  el de preguntar-nos cap a on està evolucionant i de quina manera la professió d’arxiver-gestor documental amb l’aparició de noves maneres de crear i rebre informació. Des del meu punt de vista, l’arxivística actual camina, sense pausa, cap a la integració de la gestió documental en un sistema-univers complex que esdevé producte de les noves tecnologies. Tot es complica més quan aquesta integració passa també per integració de les formes més clàssiques de l’arxivística i la multiplicitat de formats (nous i vells).

Els canvis que s’estan produint al voltant de la gestió documental són evidents: per una banda continuem generant papers i més papers, hem de custodiar i preservar els documents d’arxiu; i per l’altre tenim els entorns digitals, amb un augment espectacular dels documents electrònics. Una convivència necessària que ha provocat l’aparició de normes tècniques i estàndards que clarifiquin la gestió documental i el paper de  l’arxivística en un món canviant.

La implantació d’un sistema de gestió documental va molt més enllà de la simple aplicació d’un programari, és, en realitat,un canvi de consciència en el lideratge de les organitzacions (públiques i privades). És una nova concepció organitzativa que representa un paradigma dins els processos de direcció i de la pròpia organització del treball en vincular els sistemes de gestió a les activitats operatives que els documents reflecteixen i proven.

En l’actualitat existeix un paquet suficientment important i desenvolupat de normes i estàndard per la implantació d’un sistema de gestió documental (SGD). A part de les UNE-ISO 15489:1 i UNE-ISO/TR 15489:2 (les 15000), les ISO 23081 i 26122.2008, permeten, respectivament, l’aplicació de metadades per a la gestió documental i l’anàlisi dels processos de treball per a la gestió de documents, etc.

No tinc intenció d’avorrir a ningú esmentant normes de gran utilitat, d’altra banda prou conegudes, con la MoReq o l’entorn de l’oficina electrònica, sinó esmentar que, al meu parer, la documentació electrònica, i la que ha de venir que encara no sabem ni anomenar, és el pilar fonamental del futur de la ciència arxivística. Avui treballem, de manera complementària, però sense un enfocament global, els processos de gestió documental que afecten a una part de la vida dels documents. Continuem tractant de manera segregada els documents en paper dels electrònics, i tendim a tractar els documents electrònics amb les mateixes normes i regles que els documents en format paper. No dic que això no estigui ben fet, dic, simplement, que no es fa de manera global. De alguna manera, en el nostre subconscient, tendim a estimar els documents d’arxiu històrics com a peces de museu (i no vull que ningú es molesti per aquestes paraules). Vull dir, simplement, que cada dia que passa s’obre més la distància entre els arxius històrics i els administratius quan ha d’arribar el moment, si no ha arribat ja, que els documents d’arxiu electrònics s’hagin de considerar  nominats per ingressar a l’arxiu definitiu.

Resumint i, per no separar-me del tema, es podria afirmar que les ISO de la família dels 30000[1] són indispensables pera  un òptim desenvolupament del nivell estratègic de les organitzacions,  normes que s’han d’acompanyar, indubtablement , amb les de caràcter operatiu, com són les 10000[2] i 20000[3].

Però,  per què és necessari un SGD?

No és una pregunta d’examen, tot i que ho podria ser. Bàsicament és necessari per controlar els documents  i com a forma de governar la informació que contenen, això sí, de manera sistemàtica i verificable.

L’estímul d’aquesta nova forma de lideratge es troba en l’enfocament que es fa cap al client (intern i extern), en la capacitat de lideratge, en la responsabilitatc i en la forma com es prenen les decisions gràcies a la visió nítida de tots els processos (en l’aplicació dels fonaments de la democràcia), és a dir, un sistema clar i conegut de gestió, que permet la millora contínua de la gestió documental i les organitzacions.

Un ús correcte de la informació que disposem ens duu a definir millor les polítiques de l’organització i a aconseguir els seus objectius.

El SGD esdevé primordial per a determinar els riscos i oportunitats, i és també altament útil per la governança orientada a les estratègies i la consecució d’objectius.

És en aquest context on les organitzacions han d’establir polítiques que generin estratègies, estratègies que han d’impulsar funcions i activitats.  Amb el control de la informació sobre les activitats, podem gestionar documents fiables, autèntics i íntegres, en consonància amb la política del SGD.

En conjunt, ens permet prendre decisions i sobretot ser transparents en el compliment de la legislació vigent, essent responsables de les nostres accions.

Així, els nous perfils professionals com auditors, consultors, formadors, avaluadors, orientadors, etc., s’obren pas en un entorn canviant , com és el de les organitzacions modernes, que amb rapidesa s’han d’adaptar a les noves circumstàncies en les millors condicions possibles, mutant per convertir-se en alguna cosa diferent , aprofitant les sinèrgies que les envolten i evolucionant, a pas accelerat, per no quedar-se enrere.

---

[1] ISO 30300; 30301; 30302; 30303 i  30304

[2] 12008; 13028; 15489 i 16175

[3] 23061 i  26122

Què és la reenginyeria de processos i com funciona?

Un dels aprenentatges més interessants del Màster d’Arxivística i Gestió Documental de l’ESAGED té a veure amb tractament dels circuits administratius de les oficines  públiques o privades. Quan parlem de reenginyeria de processos ens referim a l’auditoria i l’estudi dels circuits administratius i documentals (diagnosi) d’una empresa o organització, amb l’objectiu de reduir la càrrega burocràtica,  identificar  problemes per eliminar-los (documents innecessaris, informacions redundant, unitats poc operatives, ), simplificar i millorar els processos productius associats a productes i serveis (perquè la informatització sigui més senzilla i barata) i proposar millores per aconseguir  reduir el temps esmerçat i costos.

Com funciona?  La base del nostre treball: els documents.

Primer de tot hem de conèixer  el catàleg de productes i serveis que intervenen en les unitats administratives a estudiar. Després identificarem les unitats proveïdores i les nostres unitats clients. També hem d’identificar els responsables dels productes interns de l’empresa i tenir una visió global de tota la cadena.

A partir d’aquí hem de conèixer els circuits d’un procés (sistematització), fer la seva diagramació (dibuixar-lo) i entendre el recorregut documental (detectant els temps totals i parcials) i analitzar els punts crítics del recorregut.

Un cop estudiat el circuit estarem en disposició d’elaborar una proposta de millora, facilitant als directius l’elecció de propostes en funció de la seva política empresarial o governamental.

Dins del procés, és provable que es detecti la necessitat  d’harmonitzar la documentació (normalitzar-la).

I això és, bàsicament, del què tracta la reenginyeria  de processos basada en la metodologia APS (Administrative Process Study), la qual  “permet obtenir resultats espectaculars, identificant cada document com una referència, estudiant els seus moviments i encadenant seqüencialment les diferents referències per arribar a trobar el punt crític del procés i els documents que el formen,  completant-se  amb l’obtenció d’indicadors que permet la presa de decisions posteriors sobre una base científica i documentada”[1].

---

[1] Puig-Pey, A; Guiu, P. i Agramunt H., “Circuits administratius. Disseny i millora. Simplificació i eficiencia per a l’e-Administració", Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians.València, febrer 2010.

Afectació de la crisi en les persones professionals dels arxius.-

Entrem en el cinquè any formal des de l’inici de la crisi, tot i que  les evidències parlen d’indicis clars a partir de 2004 amb les anomenades deslocalitzacions de les multinacionals.

No pretenc que aquesta entrada sigui un estudi exhaustiu sobre la situació del món dels arxius en l’actualitat comparant-la amb els darrers vuit anys. No hi ha cap estudi, com a mínim que jo conegui, que tracti el tema de manera científica i dirigit exclusivament als arxius.

Parlaré de tres maneres diferents d’afectació: la primera de caràcter institucional, la segona, les repercussions en el món empresarial dels arxius i la tercera, potser la més interessant, l’abast que té en les persones professionals dels arxius i gestores documentals.

Ha estat una màxima dels governs precedents i actuals, i això es pot comprovar en els pressupostos de la Generalitat de Catalunya o de l’Estat, que la partida pe cultura, en general, és a dir, entenent el terme “cultura” com molt sui generis on entra de tot, ha estat una de les més fluctuants de totes. Si féssim una mitjana aritmètica trobaríem que sempre a tendit a reduir-se respecte a d’altres partides, i si encara enfoquem més les quantitats destinades als arxius ens trobaríem amb la sorpresa de saber que, malgrat que s’han fet molts centres d’arxiu i se n’han modernitzats molts, amb el consegüent augment de la partida de personal, el món dels arxius continuaven, en temps de pre-crisi, creixent per sota de la mitjana de les altres partides dins del pressupost destinat a la “cultura”.

Un cop encetada la política de “crisi”, la cultura ha estat una de les més afectades de les retallades públiques, això, com sabeu ha tingut una doble conseqüència: la primera, la pràcticament nul·la convocatòria de places públiques en arxius i la segona, la reducció, via acomiadament, no substitució, etc., de les places ja creades amb anterioritat. La situació ha provocat una paràlisi.

La repercussió en el món dels arxius públics i privats, així com en les empreses que es dediquen a la gestió documental des de les múltiples variants, ha estat menor del que es podia preveure, simplement perquè el mercat existent era i és molt limitat, tot i així, hi ha hagut algunes empreses que han reduït considerablement el seu tamany i d’altres que han hagut d’optar per acomiadaments i expedients d’ocupació o simplement tancar. En aquest panorama és molt difícil trobar empreses de nova creació dedicades a la gestió documental i els arxius i encara més que subsisteixin.

Amb tot aquest panorama els professionals dels arxius ho tenen molt complicat per poder exercir la seva professió. Tenim persones molt ben preparades i amb moltes ganes de treballar que o bé no troben feina o la que troben està molt mal pagada o són amb unes condicions laborals pèssimes (autònoms, becaris, contractes precaris i a baix preu, etc.).

Aquesta fotografia, prou coneguda, de la nostra realitat no es contradiu amb l’excel·lent treball que s’està fent des del món dels arxius i la gestió documental. Caldria però, la implicació de les grans empreses per omplir un dels espais més poc explotats de l’arxivística en general i la gestió documental. Potser aquest és l’esforç que hem de fer els arxivers i gestors documentals: obrir-nos a les empreses, i aquesta no és una feina fàcil,  perquè hem de saber explicar-nos molt bé, i sobretot convèncer a les empreses dels beneficis de la nostra feina aplicats al món empresarial.

Què hem de fer abans de comprar un paquet informàtic pel nostre sistema de gestió documental?

Si hem decidit implementar un sistema automatitzat de gestió documental, hem de conèixer i ser conscients de les nostres necessitats i fugir de les solucions informàtiques miraculoses.

Les tecnologies de la informació han desenvolupat tècniques que permeten la captura, l’emmagatzematge, el tractament i la difusió informatitzada de la informació que una empresa o organització genera, però abans de decidir-nos per un producte determinat  hem de tenir molt clar quines són les nostres necessitats reals i quins són els objectius que volem assolir.

Abans de llançar-nos a la piscina, cal meditar molt bé què ens ofereixen i què necessitem. Per a fer-ho, necessitarem de l’ajuda d’un professional de la gestió documental per no triar el producte equivocat, i haver de pagar una factura  per un producte que nos ens satisfarà. 

El disseny d’un sistema de gestió documental requereix, més que una mera adaptació d’un programa informàtic, el treball en equip de les persones responsables de l’empresa o organització, els seus informàtics i els gestors documentals, establint un quadre de competències i responsabilitats per a cadascun dels actors que intervenen en el projecte.

Un cop establerts els requeriments informàtics que necessitem, el software ha de funcionar des del principi i ens ha de garantir la viabilitat de la seva instal·lació i el seu manteniment (fent un esment especial als seus costos, sovint massa elevats un cop instal·lat el sistema), i de terminar un mecanisme àgil de solucions de problemes i d’assistència tècnica,  sempre buscant la mínima dependència tecnològica amb el nostre proveïdor.

El programa que triem ha de funcionar en xarxa i ha de ser compatible amb els diferents suports informàtics (un estudi de mercat i el coneixement d’altres experiències ens ajudarà a valorar les bondats i deficiències dels programes implantats en altres organitzacions o empreses).

El programa haurà de seguir les directrius establertes a la Moreq2 (model de requisits per a la gestió de documents d’arxiu) i la Moreq2010, i contemplar totes les funcions d’un sistema de gestió documental, permetent garantir l’autenticitat i la integritat dels documents i la legitimitat de les seves accions.

Quan ja tinguem clar el què necessitem, haurem de demanar una prova pilot per demostrar que el programa realment fa allò que ens diuen que fa. El qual haurà de garantir la possibilitat d’ampliar les seves capacitats de gestió.

Triat un possible proveïdor, i un cop valorat el producte que ens presenta i la seva solvència, caldrà determinar com implementarem el sistema (parcialment o totalment).

És a dir:

Primer es dissenya el sistema i després adquirim el programa (mai a l’inrevés). Segon, s’analitzen i dissenyen els processos a automatitzar. I tercer, s’han de definir els requeriments de seguretat i la orientació del sistema. Després comprem el què ens interessi.

Què busquem quan volem gaudir d’un sistema de gestió documental: racionalitzar, optimitzar, millorar i simplificar els procediments per a una gestió més eficaç i eficient, i consegüentment  un estalvi important en la despesa organitzativa i econòmica.

La corrupció i les seves relacions amb la diplomàtica moderna.-

No vull començar aquest petit comentari sense aclarir el títol d’aquesta entrada.  La diplomàtica moderna esdevé el garant del descobriment de la falsedat documental. Són els corruptes qui intenten l’engany de la diplomàtica, és a dir, fan un ús il·legítim de les seves accions a través de diferents documents. És sabut que els corruptes intenten amagar-se sota un tel de legalitat, sota una aparença documental de veracitat. La diplomàtica ha de saber també com detectar la falsedat d’un document. S’ha de conèixer la veritat. La veritat de les accions que queden reflectides en un document d’aparent legalitat. Aquesta no és una qüestió recent, les falsificacions han existit sempre, el problema el tenim quan la diplomàtica ha d’esbrinar quan un document legal ha estat falsejat per un corrupte.

El filòsof Husserl afirmava que la veritat ha de tenir plena concordança amb allò que es dona, allò donat, és a dir, el fet que diu què és i no una altra cosa. Per a ell, és també un procés cognitiu que fa possible l’evidència i que té, a més a més, la seva justa intenció, que és corroborar allò que diu que és i només això, d’aquesta manera posa de manifest una intenció clara i inequívoca del seu significat (“l’evidència no és una altra cosa que la vivència de la veritat”, deia Husserl).

Heidegger fa un pas més enllà i afirma que la veritat és un desvetllament de l’ésser i que esdevé en el seu estat d’autenticitat. És una apreciació interessant. En  la  relació entre el diàleg de l’ésser i l’home és on apareix l’ocultament de la veritat. L’ésser i la veritat. L’eterna relació entre el que és, ha de ser o hauria de ser i el que aparentment és o manifesta que és. La lògica preposicional ha intentat resoldre aquest problema. És evident que una premissa falsa ens porta necessàriament a una conclusió falsa. La diplomàtica necessita de proves que testimoniïn l’autenticitat d’un document. Els corruptes necessiten de l’aparença de veracitat per fer dels seus actes un engany. Per aquesta raó és important la transparència, la no ocultació de qualsevol activitat, sobretot si qui fa és una administració o algú que esdevé una eina per l’administració. La veritat ontològica és el predicat d’una realitat, és indiscutible i la realitat epistemològica és el predicat d’un coneixement. No hi ha alternatives possibles. Allò que és cert diu ser allò que és i no una altra cosa. La veritat no es pot interpretar, s’ha de provar, s’ha de demostrar i aquesta és una tasca que, avui en dia, encara fa més necessària la diplomàtica actual.

L’arxivística moderna i la gestió documental en temps de crisi: simplificació i eficiència en els processos administratius.-

En temps de crisi la gestió documental ofereix la oportunitat d’aplicar tècniques especifiques, a vegades provinents del món industrial, per trobar solucions als problemes que sovint l’experiència i la intuïció no són capaços d’assolir sense la intervenció d’un professional, és a dir, d’un gestor de documents que analitzi internament quins són els sistemes de producció de documentació, com està organitzada l’empresa a nivell burocràtic. Esbrinar com funcionen les oficines i quina és la manera d’estalviar temps, ser més eficaços i eficients en les gestions pròpies de l’empresa,  i com garantir que el sistema de gestió documental, més enllà de la simple proposta d’una solució informàtica, sovint costosa i inadequada, que promet molt més del què és capaç de donar i que al final abandonarem a la força del nostre dia a dia, ens faciliti la quotidianitat esmerçant el mínim temps indispensable per a fer allò que hem de fer i evitar duplicitats  i un munt de metres quadrats per a la custòdia de la documentació que l’empresa generi. Resumint, simplificació i eficiència, en definitiva, reducció al màxim  de la complexa burocràcia d’una empresa o organització. Aquesta és una de les solucions que ofereix l’empresa qu4tre, Gestió documental i Serveis d’arxiu, de recent creació.

qu4tre és una empresa que ofereix solucions integrals de serveis documentals i arxiu, tant d’àmbit públic com privat, així com per particulars. Està integrada per un equip multidisciplinari, amb una àmplia experiència i formació en Arxivística i Gestió Documental, que permet adaptar els  serveis que ofereix a les necessitats dels seus clients amb la màxima qualitat i professionalitat. 

Per a més informació: www.qu4tre.cat o bé a informacio@qu4tre.cat.

FEDA I L'ARXIU NACIONAL D'ANDORRA ET PORTEN L'ANDORRA DELS ANYS 30

Recursos d'arxivística

Recursos archivísticos en Internet Castilla-La Mancha from Jose Luis Muñoz

Els elements fonamentals d’una ontologia documental (introducció) .-

Fa un parell de mesos que l’arxiver i diplomatista Joan Soler em va fer arribar unes reflexions al voltant de la possibilitat de poder detectar quins serien aquells elements fonamentals que podrien ser caracteritzats dins d’una ontologia, i així verificar l’autenticitat de qualsevol document de naturalesa jurídica.

Fins ara no m’he atrevit a intentar contestar aquesta important pregunta,  perquè crec que en Joan Soler té les respostes adequades a la qüestió que em va plantejar. Dic “respostes”, en plural, perquè opino que pot haver més d’una, però qui no s’arrisca no s’equivoca, i en l’equivocació també hi ha aprenentatge.

Analitzem el perquè sobre la necessitat de normalitzar les ontologies documentals. És possible que sigui necessari harmonitzar els continguts essencials d’un documental, però potser no cal normalitzar els elements fonamentals que formen part d’una ontologia. Dit d’una altra manera, la diplomàtica documental ha de saber buscar els indicis de la veracitat, per poder-lo extrapolar en el context de creació i confirmar les evidències que fan que un document pugui ser considerat i assignat amb la categoria de veraç, i a partir d’aquí determinar la seva utilitat i usabilitat.

Aniré per parts per intentar explicar-me.

La diplomàtica moderna ens ensenya que hi ha tres elements bàsics a considerar en tot document (ja sigui una unitat documental simple o composta), que com sabeu són: el context, la forma i les part essencials.

El context de creació o captura ens facilita la interpretació adequada de la informació que conté el document. Ens ajuda a entendre què l’ha fet possible i el perquè de la seva producció, i fins i tot determina el fons i l’estructura tecnològica en la qual s’ha produït.

Aquests elements contextuals  han fet possible la producció d’aquest document.  I els elements contextuals estan relacionats amb els sistemes jurídic, legislatiu, judicial i executiu que han desenvolupat les tasques, els procediments i les activitats concretes que han possibilitat la producció d’aquest document. És a dir, han determinat la seva funció. Coneguda la institució que l’ha produït, hem de saber quin és el fet que produeix, quina és la seva naturalesa jurídica i quina és l’acció que produeix. Quan sabem qui intervé, estem construint l’esquelet per saber sobre l’autenticitat del document.

Arribat aquest punt, és indispensable aturar-nos en la forma (física i intel·lectual) del document. La forma estableix una morfologia de l’activitat i esdevé part del procediment. Aquesta percepció de la realitat en funció de la forma, sobretot la física, ha començat a trontollar amb l’aparició de les noves tecnologies, i és per això que les matadades apareixen com a elements del tot imprescindible en el cap també de les ontologies documentals. Sobre aquest tema en parlaré un altre dia.  Així doncs, la forma física, la representació del document, malgrat tot, continua sent un element fonamental (tant pel seu suport com per les seves característiques extrínseques), per aquesta raó, la forma intel·lectual esdevé encara més important que la forma física, ja que és inherent al contingut, la informació, del document.

Aquest perfil documental ens permetrà representar els atributs del document i verificar les seves propietats essencials.

Si afirmem que l’essència d’un document és la suma de les característiques que han de ser preservades, una essència metafísica, ontològica, que permeti determinar en els documents, amb exactitud i de manera inequívoca, els valors perdurables amb les seves propietats (significatives, essencials i legals) i ens aferrem a la idea de que aquests són els que hem après: la fiabilitat, l’autenticitat, la integritat, la identitat, la usabilitat i l’accessibilitat, tinc la sensació que ens hem oblidat d’alguna cosa, que no és altra cosa que de les categories de les ontologies. Sense aquestes, la certesa i evidència esdevenen  les propietats legals més importants d’un document, però no us semblen insuficients per determinar la fiabilitat, autenticitat, etc., d’una unitat documental? Si el context, la forma i l’essència, conformen la diplomàtica d’avui en dia, perquè hem de conformar-nos en una homogeneïtzació dels elements fonamentals.

L’ontologia estudia la realitat des d’un punt de vista més enllà de la matèria. S’encarrega de les entitats i de les seves existències i les formes en què aquestes entitats es relacionen entre elles i d’altres existències. Per tant, estudia les seves propietats, les seves estructures i les seves funcions.

Fins aquí aquesta petita introducció.