Reflexions al voltant de la norma ISO 30300 de gestió de documents en les organitzacions.-

Un document no és més que un contenidor, sigui en el format que sigui, d’informació. Una informació que conté evidències d’una activitat. Evidències que cal preservar.

És en aquest context on les normes ISO de gestió de documents (UNE-ISO 15489:1 i UNE-ISO/TR 17489:2), han evolucionat cap a la certificació amb la família de les ISO 30000.

Un dels debats que semblen interessar més en el món de l’arxivística i la gestió documental és, sens dubte,  el de preguntar-nos cap a on està evolucionant i de quina manera la professió d’arxiver-gestor documental amb l’aparició de noves maneres de crear i rebre informació. Des del meu punt de vista, l’arxivística actual camina, sense pausa, cap a la integració de la gestió documental en un sistema-univers complex que esdevé producte de les noves tecnologies. Tot es complica més quan aquesta integració passa també per integració de les formes més clàssiques de l’arxivística i la multiplicitat de formats (nous i vells).

Els canvis que s’estan produint al voltant de la gestió documental són evidents: per una banda continuem generant papers i més papers, hem de custodiar i preservar els documents d’arxiu; i per l’altre tenim els entorns digitals, amb un augment espectacular dels documents electrònics. Una convivència necessària que ha provocat l’aparició de normes tècniques i estàndards que clarifiquin la gestió documental i el paper de  l’arxivística en un món canviant.

La implantació d’un sistema de gestió documental va molt més enllà de la simple aplicació d’un programari, és, en realitat,un canvi de consciència en el lideratge de les organitzacions (públiques i privades). És una nova concepció organitzativa que representa un paradigma dins els processos de direcció i de la pròpia organització del treball en vincular els sistemes de gestió a les activitats operatives que els documents reflecteixen i proven.

En l’actualitat existeix un paquet suficientment important i desenvolupat de normes i estàndard per la implantació d’un sistema de gestió documental (SGD). A part de les UNE-ISO 15489:1 i UNE-ISO/TR 15489:2 (les 15000), les ISO 23081 i 26122.2008, permeten, respectivament, l’aplicació de metadades per a la gestió documental i l’anàlisi dels processos de treball per a la gestió de documents, etc.

No tinc intenció d’avorrir a ningú esmentant normes de gran utilitat, d’altra banda prou conegudes, con la MoReq o l’entorn de l’oficina electrònica, sinó esmentar que, al meu parer, la documentació electrònica, i la que ha de venir que encara no sabem ni anomenar, és el pilar fonamental del futur de la ciència arxivística. Avui treballem, de manera complementària, però sense un enfocament global, els processos de gestió documental que afecten a una part de la vida dels documents. Continuem tractant de manera segregada els documents en paper dels electrònics, i tendim a tractar els documents electrònics amb les mateixes normes i regles que els documents en format paper. No dic que això no estigui ben fet, dic, simplement, que no es fa de manera global. De alguna manera, en el nostre subconscient, tendim a estimar els documents d’arxiu històrics com a peces de museu (i no vull que ningú es molesti per aquestes paraules). Vull dir, simplement, que cada dia que passa s’obre més la distància entre els arxius històrics i els administratius quan ha d’arribar el moment, si no ha arribat ja, que els documents d’arxiu electrònics s’hagin de considerar  nominats per ingressar a l’arxiu definitiu.

Resumint i, per no separar-me del tema, es podria afirmar que les ISO de la família dels 30000[1] són indispensables pera  un òptim desenvolupament del nivell estratègic de les organitzacions,  normes que s’han d’acompanyar, indubtablement , amb les de caràcter operatiu, com són les 10000[2] i 20000[3].

Però,  per què és necessari un SGD?

No és una pregunta d’examen, tot i que ho podria ser. Bàsicament és necessari per controlar els documents  i com a forma de governar la informació que contenen, això sí, de manera sistemàtica i verificable.

L’estímul d’aquesta nova forma de lideratge es troba en l’enfocament que es fa cap al client (intern i extern), en la capacitat de lideratge, en la responsabilitatc i en la forma com es prenen les decisions gràcies a la visió nítida de tots els processos (en l’aplicació dels fonaments de la democràcia), és a dir, un sistema clar i conegut de gestió, que permet la millora contínua de la gestió documental i les organitzacions.

Un ús correcte de la informació que disposem ens duu a definir millor les polítiques de l’organització i a aconseguir els seus objectius.

El SGD esdevé primordial per a determinar els riscos i oportunitats, i és també altament útil per la governança orientada a les estratègies i la consecució d’objectius.

És en aquest context on les organitzacions han d’establir polítiques que generin estratègies, estratègies que han d’impulsar funcions i activitats.  Amb el control de la informació sobre les activitats, podem gestionar documents fiables, autèntics i íntegres, en consonància amb la política del SGD.

En conjunt, ens permet prendre decisions i sobretot ser transparents en el compliment de la legislació vigent, essent responsables de les nostres accions.

Així, els nous perfils professionals com auditors, consultors, formadors, avaluadors, orientadors, etc., s’obren pas en un entorn canviant , com és el de les organitzacions modernes, que amb rapidesa s’han d’adaptar a les noves circumstàncies en les millors condicions possibles, mutant per convertir-se en alguna cosa diferent , aprofitant les sinèrgies que les envolten i evolucionant, a pas accelerat, per no quedar-se enrere.

---

[1] ISO 30300; 30301; 30302; 30303 i  30304

[2] 12008; 13028; 15489 i 16175

[3] 23061 i  26122

Què és la reenginyeria de processos i com funciona?

Un dels aprenentatges més interessants del Màster d’Arxivística i Gestió Documental de l’ESAGED té a veure amb tractament dels circuits administratius de les oficines  públiques o privades. Quan parlem de reenginyeria de processos ens referim a l’auditoria i l’estudi dels circuits administratius i documentals (diagnosi) d’una empresa o organització, amb l’objectiu de reduir la càrrega burocràtica,  identificar  problemes per eliminar-los (documents innecessaris, informacions redundant, unitats poc operatives, ), simplificar i millorar els processos productius associats a productes i serveis (perquè la informatització sigui més senzilla i barata) i proposar millores per aconseguir  reduir el temps esmerçat i costos.

Com funciona?  La base del nostre treball: els documents.

Primer de tot hem de conèixer  el catàleg de productes i serveis que intervenen en les unitats administratives a estudiar. Després identificarem les unitats proveïdores i les nostres unitats clients. També hem d’identificar els responsables dels productes interns de l’empresa i tenir una visió global de tota la cadena.

A partir d’aquí hem de conèixer els circuits d’un procés (sistematització), fer la seva diagramació (dibuixar-lo) i entendre el recorregut documental (detectant els temps totals i parcials) i analitzar els punts crítics del recorregut.

Un cop estudiat el circuit estarem en disposició d’elaborar una proposta de millora, facilitant als directius l’elecció de propostes en funció de la seva política empresarial o governamental.

Dins del procés, és provable que es detecti la necessitat  d’harmonitzar la documentació (normalitzar-la).

I això és, bàsicament, del què tracta la reenginyeria  de processos basada en la metodologia APS (Administrative Process Study), la qual  “permet obtenir resultats espectaculars, identificant cada document com una referència, estudiant els seus moviments i encadenant seqüencialment les diferents referències per arribar a trobar el punt crític del procés i els documents que el formen,  completant-se  amb l’obtenció d’indicadors que permet la presa de decisions posteriors sobre una base científica i documentada”[1].

---

[1] Puig-Pey, A; Guiu, P. i Agramunt H., “Circuits administratius. Disseny i millora. Simplificació i eficiencia per a l’e-Administració", Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians.València, febrer 2010.

Afectació de la crisi en les persones professionals dels arxius.-

Entrem en el cinquè any formal des de l’inici de la crisi, tot i que  les evidències parlen d’indicis clars a partir de 2004 amb les anomenades deslocalitzacions de les multinacionals.

No pretenc que aquesta entrada sigui un estudi exhaustiu sobre la situació del món dels arxius en l’actualitat comparant-la amb els darrers vuit anys. No hi ha cap estudi, com a mínim que jo conegui, que tracti el tema de manera científica i dirigit exclusivament als arxius.

Parlaré de tres maneres diferents d’afectació: la primera de caràcter institucional, la segona, les repercussions en el món empresarial dels arxius i la tercera, potser la més interessant, l’abast que té en les persones professionals dels arxius i gestores documentals.

Ha estat una màxima dels governs precedents i actuals, i això es pot comprovar en els pressupostos de la Generalitat de Catalunya o de l’Estat, que la partida pe cultura, en general, és a dir, entenent el terme “cultura” com molt sui generis on entra de tot, ha estat una de les més fluctuants de totes. Si féssim una mitjana aritmètica trobaríem que sempre a tendit a reduir-se respecte a d’altres partides, i si encara enfoquem més les quantitats destinades als arxius ens trobaríem amb la sorpresa de saber que, malgrat que s’han fet molts centres d’arxiu i se n’han modernitzats molts, amb el consegüent augment de la partida de personal, el món dels arxius continuaven, en temps de pre-crisi, creixent per sota de la mitjana de les altres partides dins del pressupost destinat a la “cultura”.

Un cop encetada la política de “crisi”, la cultura ha estat una de les més afectades de les retallades públiques, això, com sabeu ha tingut una doble conseqüència: la primera, la pràcticament nul·la convocatòria de places públiques en arxius i la segona, la reducció, via acomiadament, no substitució, etc., de les places ja creades amb anterioritat. La situació ha provocat una paràlisi.

La repercussió en el món dels arxius públics i privats, així com en les empreses que es dediquen a la gestió documental des de les múltiples variants, ha estat menor del que es podia preveure, simplement perquè el mercat existent era i és molt limitat, tot i així, hi ha hagut algunes empreses que han reduït considerablement el seu tamany i d’altres que han hagut d’optar per acomiadaments i expedients d’ocupació o simplement tancar. En aquest panorama és molt difícil trobar empreses de nova creació dedicades a la gestió documental i els arxius i encara més que subsisteixin.

Amb tot aquest panorama els professionals dels arxius ho tenen molt complicat per poder exercir la seva professió. Tenim persones molt ben preparades i amb moltes ganes de treballar que o bé no troben feina o la que troben està molt mal pagada o són amb unes condicions laborals pèssimes (autònoms, becaris, contractes precaris i a baix preu, etc.).

Aquesta fotografia, prou coneguda, de la nostra realitat no es contradiu amb l’excel·lent treball que s’està fent des del món dels arxius i la gestió documental. Caldria però, la implicació de les grans empreses per omplir un dels espais més poc explotats de l’arxivística en general i la gestió documental. Potser aquest és l’esforç que hem de fer els arxivers i gestors documentals: obrir-nos a les empreses, i aquesta no és una feina fàcil,  perquè hem de saber explicar-nos molt bé, i sobretot convèncer a les empreses dels beneficis de la nostra feina aplicats al món empresarial.

Què hem de fer abans de comprar un paquet informàtic pel nostre sistema de gestió documental?

Si hem decidit implementar un sistema automatitzat de gestió documental, hem de conèixer i ser conscients de les nostres necessitats i fugir de les solucions informàtiques miraculoses.

Les tecnologies de la informació han desenvolupat tècniques que permeten la captura, l’emmagatzematge, el tractament i la difusió informatitzada de la informació que una empresa o organització genera, però abans de decidir-nos per un producte determinat  hem de tenir molt clar quines són les nostres necessitats reals i quins són els objectius que volem assolir.

Abans de llançar-nos a la piscina, cal meditar molt bé què ens ofereixen i què necessitem. Per a fer-ho, necessitarem de l’ajuda d’un professional de la gestió documental per no triar el producte equivocat, i haver de pagar una factura  per un producte que nos ens satisfarà. 

El disseny d’un sistema de gestió documental requereix, més que una mera adaptació d’un programa informàtic, el treball en equip de les persones responsables de l’empresa o organització, els seus informàtics i els gestors documentals, establint un quadre de competències i responsabilitats per a cadascun dels actors que intervenen en el projecte.

Un cop establerts els requeriments informàtics que necessitem, el software ha de funcionar des del principi i ens ha de garantir la viabilitat de la seva instal·lació i el seu manteniment (fent un esment especial als seus costos, sovint massa elevats un cop instal·lat el sistema), i de terminar un mecanisme àgil de solucions de problemes i d’assistència tècnica,  sempre buscant la mínima dependència tecnològica amb el nostre proveïdor.

El programa que triem ha de funcionar en xarxa i ha de ser compatible amb els diferents suports informàtics (un estudi de mercat i el coneixement d’altres experiències ens ajudarà a valorar les bondats i deficiències dels programes implantats en altres organitzacions o empreses).

El programa haurà de seguir les directrius establertes a la Moreq2 (model de requisits per a la gestió de documents d’arxiu) i la Moreq2010, i contemplar totes les funcions d’un sistema de gestió documental, permetent garantir l’autenticitat i la integritat dels documents i la legitimitat de les seves accions.

Quan ja tinguem clar el què necessitem, haurem de demanar una prova pilot per demostrar que el programa realment fa allò que ens diuen que fa. El qual haurà de garantir la possibilitat d’ampliar les seves capacitats de gestió.

Triat un possible proveïdor, i un cop valorat el producte que ens presenta i la seva solvència, caldrà determinar com implementarem el sistema (parcialment o totalment).

És a dir:

Primer es dissenya el sistema i després adquirim el programa (mai a l’inrevés). Segon, s’analitzen i dissenyen els processos a automatitzar. I tercer, s’han de definir els requeriments de seguretat i la orientació del sistema. Després comprem el què ens interessi.

Què busquem quan volem gaudir d’un sistema de gestió documental: racionalitzar, optimitzar, millorar i simplificar els procediments per a una gestió més eficaç i eficient, i consegüentment  un estalvi important en la despesa organitzativa i econòmica.

La corrupció i les seves relacions amb la diplomàtica moderna.-

No vull començar aquest petit comentari sense aclarir el títol d’aquesta entrada.  La diplomàtica moderna esdevé el garant del descobriment de la falsedat documental. Són els corruptes qui intenten l’engany de la diplomàtica, és a dir, fan un ús il·legítim de les seves accions a través de diferents documents. És sabut que els corruptes intenten amagar-se sota un tel de legalitat, sota una aparença documental de veracitat. La diplomàtica ha de saber també com detectar la falsedat d’un document. S’ha de conèixer la veritat. La veritat de les accions que queden reflectides en un document d’aparent legalitat. Aquesta no és una qüestió recent, les falsificacions han existit sempre, el problema el tenim quan la diplomàtica ha d’esbrinar quan un document legal ha estat falsejat per un corrupte.

El filòsof Husserl afirmava que la veritat ha de tenir plena concordança amb allò que es dona, allò donat, és a dir, el fet que diu què és i no una altra cosa. Per a ell, és també un procés cognitiu que fa possible l’evidència i que té, a més a més, la seva justa intenció, que és corroborar allò que diu que és i només això, d’aquesta manera posa de manifest una intenció clara i inequívoca del seu significat (“l’evidència no és una altra cosa que la vivència de la veritat”, deia Husserl).

Heidegger fa un pas més enllà i afirma que la veritat és un desvetllament de l’ésser i que esdevé en el seu estat d’autenticitat. És una apreciació interessant. En  la  relació entre el diàleg de l’ésser i l’home és on apareix l’ocultament de la veritat. L’ésser i la veritat. L’eterna relació entre el que és, ha de ser o hauria de ser i el que aparentment és o manifesta que és. La lògica preposicional ha intentat resoldre aquest problema. És evident que una premissa falsa ens porta necessàriament a una conclusió falsa. La diplomàtica necessita de proves que testimoniïn l’autenticitat d’un document. Els corruptes necessiten de l’aparença de veracitat per fer dels seus actes un engany. Per aquesta raó és important la transparència, la no ocultació de qualsevol activitat, sobretot si qui fa és una administració o algú que esdevé una eina per l’administració. La veritat ontològica és el predicat d’una realitat, és indiscutible i la realitat epistemològica és el predicat d’un coneixement. No hi ha alternatives possibles. Allò que és cert diu ser allò que és i no una altra cosa. La veritat no es pot interpretar, s’ha de provar, s’ha de demostrar i aquesta és una tasca que, avui en dia, encara fa més necessària la diplomàtica actual.

L’arxivística moderna i la gestió documental en temps de crisi: simplificació i eficiència en els processos administratius.-

En temps de crisi la gestió documental ofereix la oportunitat d’aplicar tècniques especifiques, a vegades provinents del món industrial, per trobar solucions als problemes que sovint l’experiència i la intuïció no són capaços d’assolir sense la intervenció d’un professional, és a dir, d’un gestor de documents que analitzi internament quins són els sistemes de producció de documentació, com està organitzada l’empresa a nivell burocràtic. Esbrinar com funcionen les oficines i quina és la manera d’estalviar temps, ser més eficaços i eficients en les gestions pròpies de l’empresa,  i com garantir que el sistema de gestió documental, més enllà de la simple proposta d’una solució informàtica, sovint costosa i inadequada, que promet molt més del què és capaç de donar i que al final abandonarem a la força del nostre dia a dia, ens faciliti la quotidianitat esmerçant el mínim temps indispensable per a fer allò que hem de fer i evitar duplicitats  i un munt de metres quadrats per a la custòdia de la documentació que l’empresa generi. Resumint, simplificació i eficiència, en definitiva, reducció al màxim  de la complexa burocràcia d’una empresa o organització. Aquesta és una de les solucions que ofereix l’empresa qu4tre, Gestió documental i Serveis d’arxiu, de recent creació.

qu4tre és una empresa que ofereix solucions integrals de serveis documentals i arxiu, tant d’àmbit públic com privat, així com per particulars. Està integrada per un equip multidisciplinari, amb una àmplia experiència i formació en Arxivística i Gestió Documental, que permet adaptar els  serveis que ofereix a les necessitats dels seus clients amb la màxima qualitat i professionalitat. 

Per a més informació: www.qu4tre.cat o bé a informacio@qu4tre.cat.

FEDA I L'ARXIU NACIONAL D'ANDORRA ET PORTEN L'ANDORRA DELS ANYS 30