Un document no és més que un
contenidor, sigui en el format que sigui, d’informació. Una informació que
conté evidències d’una activitat. Evidències que cal preservar.
És en aquest context on les normes ISO
de gestió de documents (UNE-ISO 15489:1 i UNE-ISO/TR 17489:2), han evolucionat
cap a la certificació amb la família de les ISO 30000.
Un dels debats que semblen interessar
més en el món de l’arxivística i la gestió documental és, sens dubte, el de preguntar-nos cap a on està
evolucionant i de quina manera la professió d’arxiver-gestor documental amb l’aparició
de noves maneres de crear i rebre informació. Des del meu punt de vista, l’arxivística
actual camina, sense pausa, cap a la integració de la gestió documental en un
sistema-univers complex que esdevé producte de les noves tecnologies. Tot es
complica més quan aquesta integració passa també per integració de les formes
més clàssiques de l’arxivística i la multiplicitat de formats (nous i vells).
Els canvis que s’estan produint al
voltant de la gestió documental són evidents: per una banda continuem generant
papers i més papers, hem de custodiar i preservar els documents d’arxiu; i per
l’altre tenim els entorns digitals, amb un augment espectacular dels documents
electrònics. Una convivència necessària que ha provocat l’aparició de normes
tècniques i estàndards que clarifiquin la gestió documental i el paper de l’arxivística en un món canviant.
La implantació d’un sistema de gestió
documental va molt més enllà de la simple aplicació d’un programari, és, en
realitat,un canvi de consciència en el lideratge de les organitzacions (públiques
i privades). És una nova concepció organitzativa que representa un paradigma
dins els processos de direcció i de la pròpia organització del treball en
vincular els sistemes de gestió a les activitats operatives que els documents
reflecteixen i proven.
En l’actualitat existeix un paquet
suficientment important i desenvolupat de normes i estàndard per la implantació
d’un sistema de gestió documental (SGD). A part de les UNE-ISO 15489:1 i
UNE-ISO/TR 15489:2 (les 15000), les ISO 23081 i 26122.2008, permeten,
respectivament, l’aplicació de metadades per a la gestió documental i l’anàlisi
dels processos de treball per a la gestió de documents, etc.
No tinc intenció d’avorrir a ningú
esmentant normes de gran utilitat, d’altra banda prou conegudes, con la MoReq o
l’entorn de l’oficina electrònica, sinó esmentar que, al meu parer, la
documentació electrònica, i la que ha de venir que encara no sabem ni anomenar,
és el pilar fonamental del futur de la ciència arxivística. Avui treballem, de
manera complementària, però sense un enfocament global, els processos de gestió
documental que afecten a una part de la vida dels documents. Continuem tractant
de manera segregada els documents en paper dels electrònics, i tendim a tractar
els documents electrònics amb les mateixes normes i regles que els documents en
format paper. No dic que això no estigui ben fet, dic, simplement, que no es fa
de manera global. De alguna manera, en el nostre subconscient, tendim a estimar
els documents d’arxiu històrics com a peces de museu (i no vull que ningú es
molesti per aquestes paraules). Vull dir, simplement, que cada dia que passa s’obre
més la distància entre els arxius històrics i els administratius quan ha d’arribar
el moment, si no ha arribat ja, que els documents d’arxiu electrònics s’hagin
de considerar nominats per ingressar a l’arxiu
definitiu.
Resumint i, per no separar-me del
tema, es podria afirmar que les ISO de la família dels 30000[1]
són indispensables pera un òptim
desenvolupament del nivell estratègic de les organitzacions, normes que s’han d’acompanyar, indubtablement
, amb les de caràcter operatiu, com són les 10000[2]
i 20000[3].
Però,
per què és necessari un SGD?
No és una pregunta d’examen, tot i que
ho podria ser. Bàsicament és necessari per controlar els documents i com a forma de governar la informació que
contenen, això sí, de manera sistemàtica i verificable.
L’estímul d’aquesta nova forma de
lideratge es troba en l’enfocament que es fa cap al client (intern i extern),
en la capacitat de lideratge, en la responsabilitatc i en la forma com es
prenen les decisions gràcies a la visió nítida de tots els processos (en l’aplicació
dels fonaments de la democràcia), és a dir, un sistema clar i conegut de
gestió, que permet la millora contínua de la gestió documental i les
organitzacions.
Un ús correcte de la informació que
disposem ens duu a definir millor les polítiques de l’organització i a aconseguir
els seus objectius.
El SGD esdevé primordial per a
determinar els riscos i oportunitats, i és també altament útil per la
governança orientada a les estratègies i la consecució d’objectius.
És en aquest context on les
organitzacions han d’establir polítiques que generin estratègies, estratègies
que han d’impulsar funcions i activitats.
Amb el control de la informació sobre les activitats, podem gestionar
documents fiables, autèntics i íntegres, en consonància amb la política del
SGD.
En conjunt, ens permet prendre
decisions i sobretot ser transparents en el compliment de la legislació vigent,
essent responsables de les nostres accions.
Així, els nous perfils professionals
com auditors, consultors, formadors, avaluadors, orientadors, etc., s’obren pas
en un entorn canviant , com és el de les organitzacions modernes, que amb
rapidesa s’han d’adaptar a les noves circumstàncies en les millors condicions
possibles, mutant per convertir-se en alguna cosa diferent , aprofitant les
sinèrgies que les envolten i evolucionant, a pas accelerat, per no quedar-se
enrere.
