dimarts, 21 de maig del 2013

La gestió dels documents administratius a les empreses


Ja fa 13 anys que va sortir a la llum un interessant article[1] sobre la gestió dels documents administratius a les empreses. Es tractava d’una reflexió basada en l’experiència i el coneixement que feien els arxivers Jordi Andreu, Isabel Campos, Montserrat Canela i Jordi Serra.
Avui, més d’una dècada després d’haver-lo escrit, es pot afirmar que el panorama general no ha canviat gaire, i ho dic després d’haver estat més de tres mesos fent prospeccions per diferents empreses (pimes i grans empreses), intentant explicar les bondats d’un sistema de gestió documental.
No tinc cap intenció de desanimar a ningú, sinó tot el contrari i posar de manifest la plena actualitat d’aquesta antiga reflexió, encara vigent com deia, i les oportunitats que ofereix aquesta inanició de sistemes de gestió documental que pateixen les empreses privades.
Quan un arxiver-gestor documental s’adreça a una empresa per preguntar-li sobre la seva gestió documental la resposta majoritària, per no dir que unànime, és que no tenen cap problema i que tot funciona correctament. El seu problema no són els “documents”. Només ho veuen com a un problema, i sempre puntual, quan en mig d’un munt de documents emmagatzemats necessiten trobar-ne un de particular i no el troben, aleshores, només si veuen que econòmicament  “val la pena” tenen interès. Però aquesta només és la primera senyal momentània del seu veritable problema i només s’encenen les llums d’alarma quan el document que necessiten es troba entre la paperassa e les oficines o entre els centenars de carpetes i correus electrònics, evidentment desordenats. En aquests casos es planteja comprar un paquet informàtic, un gestor, que pretén solucionar tots els seus problemes i amb el què sovint es solen equivocar.
Resulta molt difícil treballar a contracorrent, però avui en dia les empreses continuen amb la seva visió inconscient de la gestió documental. No parlem dels documents essencials ni d’aquells considerats documents d’arxiu. Només reaccionen davant d’un problema. Busquen la solució fàcil, aquella que, malgrat tot, només un arxiver-gestor documental li pot facilitar. Una altra cosa és saber valorar la relació qualitat-preu-benefici del producte que compren. Però aquest ja és un altre tema.


[1] Revista de biblioteconomía i documentació número 26 (gener-juny 2000)