Ja fa 13 anys que va sortir a la llum
un interessant article[1]
sobre la gestió dels documents administratius a les empreses. Es tractava d’una
reflexió basada en l’experiència i el coneixement que feien els arxivers Jordi
Andreu, Isabel Campos, Montserrat Canela i Jordi Serra.
Avui, més d’una dècada després d’haver-lo
escrit, es pot afirmar que el panorama general no ha canviat gaire, i ho dic
després d’haver estat més de tres mesos fent prospeccions per diferents
empreses (pimes i grans empreses), intentant explicar les bondats d’un sistema
de gestió documental.
No tinc cap intenció de desanimar a
ningú, sinó tot el contrari i posar de manifest la plena actualitat d’aquesta
antiga reflexió, encara vigent com deia, i les oportunitats que ofereix aquesta
inanició de sistemes de gestió documental que pateixen les empreses privades.
Quan un arxiver-gestor documental s’adreça
a una empresa per preguntar-li sobre la seva gestió documental la resposta majoritària,
per no dir que unànime, és que no tenen cap problema i que tot funciona correctament.
El seu problema no són els “documents”. Només ho veuen com a un problema, i
sempre puntual, quan en mig d’un munt de documents emmagatzemats necessiten
trobar-ne un de particular i no el troben, aleshores, només si veuen que
econòmicament “val la pena” tenen
interès. Però aquesta només és la primera senyal momentània del seu veritable
problema i només s’encenen les llums d’alarma quan el document que necessiten
es troba entre la paperassa e les oficines o entre els centenars de carpetes i
correus electrònics, evidentment desordenats. En aquests casos es planteja
comprar un paquet informàtic, un gestor, que pretén solucionar tots els seus
problemes i amb el què sovint es solen equivocar.
Resulta molt difícil treballar a
contracorrent, però avui en dia les empreses continuen amb la seva visió
inconscient de la gestió documental. No parlem dels documents essencials ni d’aquells
considerats documents d’arxiu. Només reaccionen davant d’un problema. Busquen
la solució fàcil, aquella que, malgrat tot, només un arxiver-gestor documental
li pot facilitar. Una altra cosa és saber valorar la relació
qualitat-preu-benefici del producte que compren. Però aquest ja és un altre
tema.