Preservació digital

Els reptes que comporta la preservació digital són del tot coneguts per la comunitat arxivística. És un repte global evident, que trenca amb les dimensions conceptuals de l’arxivística moderna més  “clàssica”. És un repte a llarg termini, pel què representa, però també ho és per les fases inicials del cicle de vida dels documents, i sobretot un canvi estratègic a nivell tècnic i també social.

Als reptes els hi hem d’afegir les noves legislacions (i no tant noves, si es permet l’expressió!), que fan d’aquesta realitat, i d’aquest debat tècnic, una obligació per a qualsevol organització que es mereixi dir-se així, perquè, com sabem, és necessari conservar els documents de manera que els seus continguts siguin llegibles, estiguin disponibles i, com no, accessibles.

La cosa es complica quan, a més a més, hem de conservar els seu valor evidencial, garantint la seva integritat i autenticitat, quan als seus continguts. I a aquesta necessitat de conservar li hem d’afegir la garantia de la seva evidència, i fer-ho, tot plegat, sostenible en el temps. Quasi res!.

Així que, per començar, se’ns presenten tres qüestions importants: la primera, la independència del suport, que té a veure amb la separació del seu contingut, la seva estructura i el context de creació, i amb la necessitat de fer-ho intel·ligible; la segona, la virtualitat i la tercera, ben coneguda, obsolència tecnològica.

Així doncs, la primera pregunta que ens fem quan abordem el tema: és quina documentació cal preservar digitalment?, quan ho hem de començar a fer? I qui s’ha d’implicar en tot aquest procés?.

Per respondre a les tres preguntes, caldrà tenir un calendari de disposició de documents; definir la política de selecció de formats i la relació de metadades per gestionar-ho, i establir la forma i propietats que cal preservar.

És ben clar que la preservació s’ha d’abordar abans de la creació del document, perquè cada fase del cicle de vida implicarà una estratègia determinada i diferent, d’aquesta manera, la preservació digital s’ha d’entendre com a una funció més del Sistema de Gestió Documental (captura, classificació, retenció, disposició, accés i seguretat), i crec que aquí tenim un dels primer camps de batalla a resoldre: la creació del SGD.

Ara bé, la part més complicada, al meu parer, és la d’implicar, amb les seves conseqüències, als arxivers i arxiveres, als tecnòlegs, gestors i juristes en tot el procés. Tenint en compte que li hem de sumar els recursos necessaris (humans, tecnològics i econòmics), la seva sostenibilitat en el temps i una política clara de qui ha de prestar aquest servei (servei propi, extern o mancomunat).

Per resumir-ho una mica. Quan parlem de preservació digital, parlem d’integritat, equivalència, economia, cooperació i actualització. No em referiré al pla de preservació digital (molt important i necessari), ni als seus objectius, però per acabar, voldria fer esment al debat sobre el model necessari d’implantació del pla de preservació, el qual, crec, que s’ha de centrar en la gestió de repositoris segurs, com, per exemple el model OAIS (Open Archival Information System). Sóc de la opinió que una de les mancances actuals mes importants és la de poder garantir que els documents electrònics siguin localitzables i disponibles en el futur, que es puguin interpretar d’aquí a cent anys o més, que siguin, com no, recuperables i que, a més a més, estiguin protegits sobre la pèrdua de drets associats. Aquesta preocupació necessita de la implicació transversal de moltes disciplines i professionals, de manera que s’esvaeixin aquestes pors actuals a allò desconegut, com ara la garantia de preservació en un temps remot de la informació que custodiem.