Què hem de fer abans de comprar un paquet informàtic pel nostre sistema de gestió documental?

Si hem decidit implementar un sistema automatitzat de gestió documental, hem de conèixer i ser conscients de les nostres necessitats i fugir de les solucions informàtiques miraculoses.

Les tecnologies de la informació han desenvolupat tècniques que permeten la captura, l’emmagatzematge, el tractament i la difusió informatitzada de la informació que una empresa o organització genera, però abans de decidir-nos per un producte determinat  hem de tenir molt clar quines són les nostres necessitats reals i quins són els objectius que volem assolir.

Abans de llançar-nos a la piscina, cal meditar molt bé què ens ofereixen i què necessitem. Per a fer-ho, necessitarem de l’ajuda d’un professional de la gestió documental per no triar el producte equivocat, i haver de pagar una factura  per un producte que nos ens satisfarà. 

El disseny d’un sistema de gestió documental requereix, més que una mera adaptació d’un programa informàtic, el treball en equip de les persones responsables de l’empresa o organització, els seus informàtics i els gestors documentals, establint un quadre de competències i responsabilitats per a cadascun dels actors que intervenen en el projecte.

Un cop establerts els requeriments informàtics que necessitem, el software ha de funcionar des del principi i ens ha de garantir la viabilitat de la seva instal·lació i el seu manteniment (fent un esment especial als seus costos, sovint massa elevats un cop instal·lat el sistema), i de terminar un mecanisme àgil de solucions de problemes i d’assistència tècnica,  sempre buscant la mínima dependència tecnològica amb el nostre proveïdor.

El programa que triem ha de funcionar en xarxa i ha de ser compatible amb els diferents suports informàtics (un estudi de mercat i el coneixement d’altres experiències ens ajudarà a valorar les bondats i deficiències dels programes implantats en altres organitzacions o empreses).

El programa haurà de seguir les directrius establertes a la Moreq2 (model de requisits per a la gestió de documents d’arxiu) i la Moreq2010, i contemplar totes les funcions d’un sistema de gestió documental, permetent garantir l’autenticitat i la integritat dels documents i la legitimitat de les seves accions.

Quan ja tinguem clar el què necessitem, haurem de demanar una prova pilot per demostrar que el programa realment fa allò que ens diuen que fa. El qual haurà de garantir la possibilitat d’ampliar les seves capacitats de gestió.

Triat un possible proveïdor, i un cop valorat el producte que ens presenta i la seva solvència, caldrà determinar com implementarem el sistema (parcialment o totalment).

És a dir:

Primer es dissenya el sistema i després adquirim el programa (mai a l’inrevés). Segon, s’analitzen i dissenyen els processos a automatitzar. I tercer, s’han de definir els requeriments de seguretat i la orientació del sistema. Després comprem el què ens interessi.

Què busquem quan volem gaudir d’un sistema de gestió documental: racionalitzar, optimitzar, millorar i simplificar els procediments per a una gestió més eficaç i eficient, i consegüentment  un estalvi important en la despesa organitzativa i econòmica.

La corrupció i les seves relacions amb la diplomàtica moderna.-

No vull començar aquest petit comentari sense aclarir el títol d’aquesta entrada.  La diplomàtica moderna esdevé el garant del descobriment de la falsedat documental. Són els corruptes qui intenten l’engany de la diplomàtica, és a dir, fan un ús il·legítim de les seves accions a través de diferents documents. És sabut que els corruptes intenten amagar-se sota un tel de legalitat, sota una aparença documental de veracitat. La diplomàtica ha de saber també com detectar la falsedat d’un document. S’ha de conèixer la veritat. La veritat de les accions que queden reflectides en un document d’aparent legalitat. Aquesta no és una qüestió recent, les falsificacions han existit sempre, el problema el tenim quan la diplomàtica ha d’esbrinar quan un document legal ha estat falsejat per un corrupte.

El filòsof Husserl afirmava que la veritat ha de tenir plena concordança amb allò que es dona, allò donat, és a dir, el fet que diu què és i no una altra cosa. Per a ell, és també un procés cognitiu que fa possible l’evidència i que té, a més a més, la seva justa intenció, que és corroborar allò que diu que és i només això, d’aquesta manera posa de manifest una intenció clara i inequívoca del seu significat (“l’evidència no és una altra cosa que la vivència de la veritat”, deia Husserl).

Heidegger fa un pas més enllà i afirma que la veritat és un desvetllament de l’ésser i que esdevé en el seu estat d’autenticitat. És una apreciació interessant. En  la  relació entre el diàleg de l’ésser i l’home és on apareix l’ocultament de la veritat. L’ésser i la veritat. L’eterna relació entre el que és, ha de ser o hauria de ser i el que aparentment és o manifesta que és. La lògica preposicional ha intentat resoldre aquest problema. És evident que una premissa falsa ens porta necessàriament a una conclusió falsa. La diplomàtica necessita de proves que testimoniïn l’autenticitat d’un document. Els corruptes necessiten de l’aparença de veracitat per fer dels seus actes un engany. Per aquesta raó és important la transparència, la no ocultació de qualsevol activitat, sobretot si qui fa és una administració o algú que esdevé una eina per l’administració. La veritat ontològica és el predicat d’una realitat, és indiscutible i la realitat epistemològica és el predicat d’un coneixement. No hi ha alternatives possibles. Allò que és cert diu ser allò que és i no una altra cosa. La veritat no es pot interpretar, s’ha de provar, s’ha de demostrar i aquesta és una tasca que, avui en dia, encara fa més necessària la diplomàtica actual.

L’arxivística moderna i la gestió documental en temps de crisi: simplificació i eficiència en els processos administratius.-

En temps de crisi la gestió documental ofereix la oportunitat d’aplicar tècniques especifiques, a vegades provinents del món industrial, per trobar solucions als problemes que sovint l’experiència i la intuïció no són capaços d’assolir sense la intervenció d’un professional, és a dir, d’un gestor de documents que analitzi internament quins són els sistemes de producció de documentació, com està organitzada l’empresa a nivell burocràtic. Esbrinar com funcionen les oficines i quina és la manera d’estalviar temps, ser més eficaços i eficients en les gestions pròpies de l’empresa,  i com garantir que el sistema de gestió documental, més enllà de la simple proposta d’una solució informàtica, sovint costosa i inadequada, que promet molt més del què és capaç de donar i que al final abandonarem a la força del nostre dia a dia, ens faciliti la quotidianitat esmerçant el mínim temps indispensable per a fer allò que hem de fer i evitar duplicitats  i un munt de metres quadrats per a la custòdia de la documentació que l’empresa generi. Resumint, simplificació i eficiència, en definitiva, reducció al màxim  de la complexa burocràcia d’una empresa o organització. Aquesta és una de les solucions que ofereix l’empresa qu4tre, Gestió documental i Serveis d’arxiu, de recent creació.

qu4tre és una empresa que ofereix solucions integrals de serveis documentals i arxiu, tant d’àmbit públic com privat, així com per particulars. Està integrada per un equip multidisciplinari, amb una àmplia experiència i formació en Arxivística i Gestió Documental, que permet adaptar els  serveis que ofereix a les necessitats dels seus clients amb la màxima qualitat i professionalitat. 

Per a més informació: www.qu4tre.cat o bé a informacio@qu4tre.cat.

FEDA I L'ARXIU NACIONAL D'ANDORRA ET PORTEN L'ANDORRA DELS ANYS 30

Recursos d'arxivística

Recursos archivísticos en Internet Castilla-La Mancha from Jose Luis Muñoz

Els elements fonamentals d’una ontologia documental (introducció) .-

Fa un parell de mesos que l’arxiver i diplomatista Joan Soler em va fer arribar unes reflexions al voltant de la possibilitat de poder detectar quins serien aquells elements fonamentals que podrien ser caracteritzats dins d’una ontologia, i així verificar l’autenticitat de qualsevol document de naturalesa jurídica.

Fins ara no m’he atrevit a intentar contestar aquesta important pregunta,  perquè crec que en Joan Soler té les respostes adequades a la qüestió que em va plantejar. Dic “respostes”, en plural, perquè opino que pot haver més d’una, però qui no s’arrisca no s’equivoca, i en l’equivocació també hi ha aprenentatge.

Analitzem el perquè sobre la necessitat de normalitzar les ontologies documentals. És possible que sigui necessari harmonitzar els continguts essencials d’un documental, però potser no cal normalitzar els elements fonamentals que formen part d’una ontologia. Dit d’una altra manera, la diplomàtica documental ha de saber buscar els indicis de la veracitat, per poder-lo extrapolar en el context de creació i confirmar les evidències que fan que un document pugui ser considerat i assignat amb la categoria de veraç, i a partir d’aquí determinar la seva utilitat i usabilitat.

Aniré per parts per intentar explicar-me.

La diplomàtica moderna ens ensenya que hi ha tres elements bàsics a considerar en tot document (ja sigui una unitat documental simple o composta), que com sabeu són: el context, la forma i les part essencials.

El context de creació o captura ens facilita la interpretació adequada de la informació que conté el document. Ens ajuda a entendre què l’ha fet possible i el perquè de la seva producció, i fins i tot determina el fons i l’estructura tecnològica en la qual s’ha produït.

Aquests elements contextuals  han fet possible la producció d’aquest document.  I els elements contextuals estan relacionats amb els sistemes jurídic, legislatiu, judicial i executiu que han desenvolupat les tasques, els procediments i les activitats concretes que han possibilitat la producció d’aquest document. És a dir, han determinat la seva funció. Coneguda la institució que l’ha produït, hem de saber quin és el fet que produeix, quina és la seva naturalesa jurídica i quina és l’acció que produeix. Quan sabem qui intervé, estem construint l’esquelet per saber sobre l’autenticitat del document.

Arribat aquest punt, és indispensable aturar-nos en la forma (física i intel·lectual) del document. La forma estableix una morfologia de l’activitat i esdevé part del procediment. Aquesta percepció de la realitat en funció de la forma, sobretot la física, ha començat a trontollar amb l’aparició de les noves tecnologies, i és per això que les matadades apareixen com a elements del tot imprescindible en el cap també de les ontologies documentals. Sobre aquest tema en parlaré un altre dia.  Així doncs, la forma física, la representació del document, malgrat tot, continua sent un element fonamental (tant pel seu suport com per les seves característiques extrínseques), per aquesta raó, la forma intel·lectual esdevé encara més important que la forma física, ja que és inherent al contingut, la informació, del document.

Aquest perfil documental ens permetrà representar els atributs del document i verificar les seves propietats essencials.

Si afirmem que l’essència d’un document és la suma de les característiques que han de ser preservades, una essència metafísica, ontològica, que permeti determinar en els documents, amb exactitud i de manera inequívoca, els valors perdurables amb les seves propietats (significatives, essencials i legals) i ens aferrem a la idea de que aquests són els que hem après: la fiabilitat, l’autenticitat, la integritat, la identitat, la usabilitat i l’accessibilitat, tinc la sensació que ens hem oblidat d’alguna cosa, que no és altra cosa que de les categories de les ontologies. Sense aquestes, la certesa i evidència esdevenen  les propietats legals més importants d’un document, però no us semblen insuficients per determinar la fiabilitat, autenticitat, etc., d’una unitat documental? Si el context, la forma i l’essència, conformen la diplomàtica d’avui en dia, perquè hem de conformar-nos en una homogeneïtzació dels elements fonamentals.

L’ontologia estudia la realitat des d’un punt de vista més enllà de la matèria. S’encarrega de les entitats i de les seves existències i les formes en què aquestes entitats es relacionen entre elles i d’altres existències. Per tant, estudia les seves propietats, les seves estructures i les seves funcions.

Fins aquí aquesta petita introducció.

És temps de renovar-se, de canviar, de renovar-se un mateix.-

Escric aquest darrer post del 2012 per a explicar-vos un canvi en la direcció del timó de la meva vida. Fins ara, durant més de disset anys, he estat intentant ajudar a les persones que han tingut i tenen dificultats en els seus llocs de treball. Ho he intentat fer el més bé possible, vaja, com millor he sabut. Amb encerts i amb equivocacions, però sobretot amb molta passió. I crec que ha arribat el moment de canviar de rumb. Sense mirar enrere, només fins allà on m’ho permeti l’horitzó.

Sé que no em serà fàcil, perquè hom és la suma de les seves experiències i de les seves vivències. I no, no  hi penso renunciar a cap d’elles, perquè ara sóc aquí gràcies a elles, però podia haver aturat el meu vaixell en un altre port ben diferent d’aquest. El mar, el meu vell acompanyant, m’ha dut fins aquest port i ara és el moment de sortir a mar oberta i prendre un rumb ben diferent. M’ho demana el cor i també el cap. No ha estat una decisió presa fruit de l’atzar, no, ni molt menys. Ha estat una decisió meditada amb calma, assaborida i destriant la sal de la carn, la foscor de la llum i el desig de la raó.

Potser us semblarà estrany, i ho entenc. No deixaré, com és natural, de ser qui sóc, ni deixaré de pensar com penso. Però com tot a la vida, aquest bloc també ha d’evolucionar i mirar cap endavant, així que, a partir de l’any vinent, i suposo que algú ja ho pot haver intuït, dedicaré els meus esforços al món de l’arxivística i la gestió documental, des d’un punt de vista reflexiu, solidari, crític i professional.

No és que valgui allò de la dita “any nou, vida nova”, però he volgut explicar-vos el perquè dels canvis que a partir d’ara experimentarà aquest bloc.

El 2013  no ens deixem trepitjar, perquè tots junts som més forts!